Définir les données de l'application

Définir les données techniques

1. Cliquez sur la rubrique Paramètres.

2. Dans la sous-rubrique Données application, cliquez sur Données techniques.

3. Renseignez tout ou partie des onglets suivants.

Adresses des sites

1. Indiquez l'adresse Web (URL) des sites :

• Espace Citoyens,
• Virtuose Agents.

2. Cliquez sur pour tester les adresses saisies.
3. Indiquez :

• Si vous souhaitez Afficher le lien vers la console de publication dans Virtuose Agents. Ce lien est disponible via le pictogramme disponible dans la barre d'outils de Virtuose Agents si l'agent connecté a les droits sur cette fonctionnalité.
• Le mode d'ouverture de ce lien : dans le même onglet ou dans un nouvel onglet.

Adresse du calendrier

1. Saisissez l'adresse du calendrier utilisé pour définir les jours fériés dans le paramétrage de l'agenda, voir Définir les jours fériés dans l'agenda.
2. Cliquez sur pour tester le calendrier. Ce calendrier est utilisé pour la prise de rendez-vous.

Paramétrer l'interfaçage avec Google agenda

1. Recherchez l'adresse URL privée du Google agenda à interfacer (Paramètres/ Adresse google concernée/ Adresse URL privée).

2. Cliquez sur le format ICAL.

3. Copiez l'adresse affichée commençant par https:// et copiez-la dans la zone URI.

         Il faut impérativement que le nom de l'agenda corresponde au code donné au modèle.

Médias disponibles

Indication des médias qui seront utilisés par la mairie pour l'envoi de notifications sur l'Espace Citoyens ou de réponses aux usagers via Virtuose Agents.

1. Pour chaque type d'envoi (envoi de notification et envoi de réponse), cochez les médias concernés. L'option Courriel est cochée par défaut et non modifiable dans les deux cas.

Courriels

Saisie de l'ensemble des informations permettant de configurer le serveur des courriels entrants et celui des courriels sortants.

Un courriel différent doit être défini entre les courriels entrants et sortants.

Il est recommandé que le courriel de l'utilisateur et le courriel de l'expéditeur soient identiques, si tel n'est pas le cas, un message vous en informe.

1. Cliquez sur Tester dans la zone Courriels entrants et dans la zone Courriels sortants :

• Le test des courriels entrants s'effectue en vérifiant la validité de la connexion fournie.
• Le test des courriels sortants s'effectue en envoyant un message au courriel du destinataire spécifié pour le test.

En cas de problème de réception, il faut penser à vérifier la liste des courriers indésirables.

SMS

Cet onglet s'affiche uniquement si une base Arpège Diffusion est configurée.

1. Saisissez l'ensemble des informations permettant de configurer l'envoi de SMS.
2. Saisissez un numéro de mobile, puis cliquez sur Tester pour vérifier le paramétrage. Si un problème est rencontré, il est décrit dans un message d'information.

Autorisations Web-Services

Configuration des éléments permettant au frontal GRC de la mairie de communiquer avec l'ensemble du système.

1. Saisissez les informations d'authentification de l'appelant.
2. Cochez les applications métier Arpège (Etat civil, Election, Recensement, Espace Citoyens) ou autres applications, qui seront autorisées à communiquer avec la mairie.
3. Si une application extérieure n'est pas définie, cliquez sur Ajouter authentification et renseignez les informations demandées.

Gestion des comptes

Définition de l'envoi de notifications avant d'effacer automatiquement les données personnelles des comptes citoyen et des comptes association en cas d'inactivité des comptes.

1. Indiquez :

• Le nombre de mois (ou de jours) d'inactivité des comptes avant envoi d'une première notification.
• Le nombre de mois (ou de jours) avant l'envoi d'un rappel.
• Le nombre de mois (ou de jours) avant l'effacement des données.

2. Précisez la durée de validité du lien envoyé par courriel permettant la réinitialisation d'un mot de passe, en minutes.

FranceConnect

FranceConnect est la solution proposée par l’État pour simplifier la connexion des internautes aux services en ligne.

Voir Comment utiliser FranceConnect ?

         Les mots de passe présents dans les différents onglets sont remplacés par les caractères ****. Le mot de passe est en clair lorsque l'utilisateur clique dans le champ correspondant.

4. Cliquez sur Enregistrer.

Définir des modèles de plages de rendez-vous

Ces modèles sont utilisés pour configurer les rendez-vous dans Virtuose Agents et dans l'Espace Citoyens.

Les droits spécifiques à accorder aux administrateurs gérant les rendez-vous sur la fonctionnalité suivante : Paramètres/ Modèles de créneaux de rendez-vous.

Si nécessaire, il est possible de définir des modèles de plages de rendez-vous pour des sites différents (mairie principale et mairie annexe par exemple).

         Soyez vigilant et ne cochez pas, par erreur, un même type de demandes deux fois pour un même site auquel cas aucun rendez-vous ne serait disponible pour ce site !Si vous avez ce besoin, créez deux modèles différents, l'un pour la mairie principale, l'autre pour la mairie annexe.

1. Cliquez sur la rubrique Paramètres.

2. Dans la sous-rubrique Données application, cliquez sur Modèles de plages de rendez-vous.

3. Cliquez sur Ajouter. Renseignez tout ou partie des onglets suivants.

Informations

1. Saisissez un code et un nom pour définir le modèle de plages.
2. La zone URI (Uniform Resource Identifier) permet de s'interfacer avec un agenda tel que Microsoft Outlook ou Google Agenda, voir Paramétrer l'interfaçage avec Google agenda.
3. Indiquez le site concerné. Si vous ne sélectionnez aucun site, tous les sites sont pris en compte.

         S'il y a plusieurs sites, il vous faut créer plusieurs modèles.

4. Indiquez une plage horaire possible pour définir un rendez-vous. Les heures de début et de fin sont des heures entières.
5. Saisissez le nombre de rendez-vous possibles pouvant être gérés en même temps (cette valeur dépend essentiellement du nombre de guichets et/ou d'agents disponibles pour gérer le type de rendez-vous). Lorsque ce nombre de rendez-vous sera atteint pour une plage horaire, le citoyen n'aura plus accès à cette plage horaire pour demander un rendez-vous.
6. Indiquez la durée que va représenter une cellule pour ce modèle en sélectionnant une tranche parmi les durées proposées (multiple de 60).

Types de demandes

1. Cochez les types de demandes à rattacher au modèle de plage de rendez-vous ou utilisez les boutons Tous ou Aucun.
2. Pour rechercher un type de demande, saisissez tout ou partie de son nom dans le filtre N'afficher que les éléments contenant.
3. Cochez au besoin la case Voir uniquement les types de demande sélectionnés pour limiter l'affichage à ces seules demandes.

         Un type de demande ne doit être lié qu'à un seul modèle.

4. Cliquez sur Créer.

Dates d'affichage

Périodes d'affichage

Il est désormais possible de définir des périodes d'affichage sur un modèle de plage de rendez-vous.

1. Cochez la case "Limiter la période d'affichage des créneaux de rendez-vous sur l'Espace".

2. Vous pouvez maintenant paramétrer votre période d'affichage.

3. Indiquez l'unité de période concernée :

• Jour.

• Mois.

• Semaine.

4. Choisissez la durée souhaitée.

Exemple 1:

La durée est définie sur trois jours.

Le lundi, seuls les créneaux jusqu'au mercredi seront affichés.

Exemple 2:

La durée est définie sur deux mois

Le 30/11, seuls les créneaux jusqu'au 31/12 seront proposés.

Le 01/12, les créneaux seront proposés jusqu'au 31/01.

Délais de prévenance

Lorsque l'on définit un modèle de plage de rendez-vous, il est désormais possible d'indiquer un délai de prévenance.

1. Cochez la case "Limiter la période d'affichage des créneaux de rendez-vous sur l'Espace".

2. Indiquez le nombre de jours de prévenance pour la prise de rendez-vous.

3. Cochez "Définir une heure de prévenance si vous souhaitez définir une heure limite".

4. Cliquez sur Créer.

Exemple 1:

Un délai est défini sur 0 jour avec heure à 12h00. Il sera possible de prendre rendez-vous pour le jour même jusqu'à 12H00.

Passé ce délai, les créneaux du jour seront masqués. Seuls les créneaux du lendemain et des jours suivants seront affichés.

Exemple 2:

Un délai est défini sur deux jours avec une heure à 12h00. Le lundi, il sera seulement possible de prendre rendez-vous à partir du mercredi et les jours suivants jusqu'à 12h00

Passé ce délai, les créneaux du mercredi seront masqués. Seuls les créneaux du jeudi et jours suivants seront affichés.

          A partir de la liste des modèles de plages de rendez-vous, vous accédez directement à un type de demande en cliquant sur le lien affiché dans la colonne "Demandes" pour, consultation ou modification.

Définir les créneaux

1. Cliquez sur du modèle de plage de rendez-vous à configurer.
2. Par défaut la semaine en cours est affichée, cliquez au besoin sur les boutons jour ou aujourd'hui.
3. Utilisez les flèches noires pour afficher la semaine précédente ou la semaine suivante.
4. A l'aide de la souris, sélectionnez dans le calendrier une plage horaire durant laquelle une prise de rendez-vous sera possible. La taille des cellules correspond à la durée définie dans le modèle de plage de rendez-vous.

Dans l'exemple ci-dessous, la plage horaire sélectionnée correspond au jeudi 03/04 de 14h00 à 17h30.

5. La fenêtre Configurer un créneau s'ouvre. Modifiez, selon vos besoins, tout ou partie des informations affichées :

• Les heures de début et de fin du créneau horaire. Les heures affichées correspondent à la sélection effectuée avec la souris.
• Le nombre de rendez-vous possibles durant ce créneau. Le nombre affiché est celui défini dans le modèle de plages de rendez-vous.

Dans l'exemple ci-dessous, 3 rendez-vous seront possibles pour un jour et un créneau horaire donnés. Si ces trois rendez-vous sont réservés, ce créneau ne sera plus proposé.

6. Cochez au besoin la case Créneau récurrent pour définir une périodicité pour ce créneau. La zone Périodicité s'affiche.
7. Précisez selon vos besoins :

• Les jours de la semaine concernés par le créneau. Par défaut, seul le jour correspondant à la sélection faite avec la souris est coché et ne peut être décoché.
• La date de début ne peut pas être modifiée, elle correspond à la sélection faite avec la souris.
• Une date de fin en la sélectionnant dans le calendrier qui s'affiche en cliquant sur la zone de saisie ou laissez cette date vide. La date de fin n'est pas obligatoire.

8. Cliquez sur Valider. Les créneaux s'affichent dans le calendrier. Ils seront disponibles dans Virtuose Agents et dans l'Espace Citoyens pour la demande et le lieu défini dans le paramétrage du modèle de plages de rendez-vous.

Modifier un créneau

1. Vous pouvez modifier un créneau pour lui donner d'autres caractéristiques. Cliquez sur le créneau à modifier. La fenêtre Configurer un créneau s'ouvre.
2. Effectuez vos modifications.
3. Cliquez sur Valider. La fenêtre Modification d'un événement périodique s'ouvre.
4. Indiquez si la modification concerne :

• Uniquement cet événement. Un seul événement modifié dans une série n'est plus récurrent, il n'appartient plus à la série.

• Evénements suivants : le jour sélectionné inclus et les événements qui suivent cette date jusqu'à une éventuelle date de fin. Attention si vous avez décoché des jours dans la zone périodicité, ces événements seront supprimés !

• Tous les événements.

Supprimer un créneau

1. Sélectionnez le créneau à supprimer.
2. Cliquez Supprimer. La fenêtre Suppression d'un événement périodique s'ouvre.
3. Indiquez si la suppression concerne :

• Uniquement cet événement.

• Evénements suivants : le jour sélectionné inclus et les événements qui suivent cette date jusqu'à une éventuelle date de fin.

• Tous les événements.

         Si la mairie souhaite empêcher toute prise de rendez-vous sur un créneau qui ne peut pas être supprimé (créneau annulé présent dans l'historique d'un usager), il faut le configurer pour que le nombre de rendez-vous soit à 0.

Affichage des rendez-vous

Code couleur d'affichage des rendez-vous.

	2 rendez-vous possibles
	3 rendez-vous possibles dont 1 est pris
	0 rendez-vous possible (rendez-vous ne pouvant pas être supprimé)

Définir les étapes de traitement d'une demande

Des étapes de traitement d'une demande effectuée sur l'Espace Citoyens sont prédéfinies dans la console de publication. Ces étapes sont appelées étapes système et elles concernent tous les types de demandes. Ces étapes sont visibles dans l'onglet Etapes système. Elles ne peuvent pas être supprimées et leur code n'est pas modifiable.

Vous pouvez créer ici d'autres étapes de traitement propres à votre organisation que vous pourrez lier à un ou plusieurs types de demandes selon vos besoins. Ces étapes sont appelées étapes mairie.

Les étapes mairie permettent de créer des processus de traitement des demandes internes permettant de gérer les demandes de structures publiques externes à la mairie (écoles, conservatoires...) auprès de certains services de la mairie (demande de réparation, de matériel, location de salle, interventions techniques...).

         L'envoi de messages adressés aux demandeurs et aux agents est lié aux étapes de traitement des demandes,
voir Configurer les envois de notification.

1. Cliquez sur la rubrique Paramètres.

2. Dans la sous-rubrique Données application, cliquez sur Qualification des étapes.

3. Cliquez au besoin sur l'onglet Etapes Mairie.

4. Cliquez sur Ajouter. Renseignez tout ou partie des onglets suivants.

Informations

1. Saisissez un code sur 10 caractères maximum (ce code est forcé en majuscules) et un nom explicite pour l'étape de traitement.
2. Les étapes sont visibles dans Virtuose Agents mais vous pouvez préciser si cette étape sera visible par un demandeur dans l'historique de sa demande en cochant la case correspondante.
3. Saisissez d'éventuelles observations.
4. Il s'agit ensuite d'indiquer, pour cette étape mairie, l'état dans lequel elle doit se trouver :

• avant que l'étape soit disponible dans la rubrique Opérations d'une demande concernée,
• après que l'étape soit effectuée.

5. Seul l'état Saisie est disponible lors du premier accès à la liste. Saisissez dans le champ Description, le texte correspondant à un état adapté à la situation. Ce sont ces éléments saisis qui vont enrichir la liste déroulante des états.

Types de demandes

1. Cochez les types de demandes à rattacher à l'étape ou utilisez les boutons Tous ou Aucun.
2. Pour rechercher un type de demande, saisissez tout ou partie de son nom dans le filtre N'afficher que les éléments contenant.
3. Cochez au besoin la case Voir uniquement les types de demande sélectionnés pour limiter l'affichage à ces seules demandes.

5. Cliquez sur Créer.

         Les étapes mairies et leurs situations sont des critères de recherche disponibles dans la Liste des demandes/ onglet Opérations de Virtuose Agents.

          A partir de la liste des types de demandes, vous accédez directement à un métier en cliquant sur le lien affiché dans la colonne "Métier" et à un formulaire en cliquant sur le lien affiché dans la colonne "Formulaire", pour consultation ou modification.

Définir les métiers

Le terme métier est ici employé au sens large : métier des "Elections", métier des "Services techniques", métier "Enfance"...

Les "métiers" définis par Arpège affichent l'icône qui indique que le code de ces métiers n'est pas modifiable et qu'ils ne peuvent pas être supprimés.

         L'affichage est limité à dix métiers dans l'Espace Citoyens. Il est donc important de définir ces métiers dans un premier temps, puis les demandes qui y sont attachées, voir aussi Ordonner les métiers.

1. Cliquez sur la rubrique Paramètres.

2. Dans la sous-rubrique Données application, cliquez sur Qualification des métiers.

3. Cliquez sur Ajouter. Renseignez tout ou partie des onglets suivants.

Informations

1. Pour insérer une image représentant le métier, cliquez sur :

• Depuis l'explorateur : recherchez et sélectionnez l'image concernée, puis cliquez sur Ouvrir.

• Depuis la galerie : accès à la galerie de fichiers, voir Insérer une image depuis la galerie de fichiers.

• Si l'image est trop grande, la fenêtre Retailler l'image s'ouvre.

• Faites glisser la zone de cadrage à l'aide de la souris (dans la plupart des cas cette zone peut être agrandie) et visualisez le résultat au bas de la fenêtre.

• Cliquez sur Valider. Cette image s'affichera dans l'Espace Citoyens et dans Virtuose Agents.

• Le bouton Supprimer est alors disponible, si besoin.

2. Saisissez un code sur 10 caractères maximum (ce code est forcé en majuscules) et un nom pour définir le métier.
3. Saisissez d'éventuelles observations.
4. Selon votre organisation, précisez en cochant la case correspondante, si (et donc les demandes qui en dépendent) :

• Ce métier apparaît sur l'Espace Citoyens : il s'affiche lors de la création d'une demande par l'usager. Seuls 10 métiers peuvent être affichés dans l'Espace Citoyens.
• Ce métier apparaît sur Virtuose Agents : il s'affiche pour être traité dans le tableau de bord des agents.

         Les métiers définis par Arpège affichent par défaut une icône métier. Vous pouvez la modifier. En cliquant sur vous affichez de nouveau l'icône par défaut.

Services concernés

1. Cochez :

• Le ou les services de la mairie concernés par le métier. Les agents de ces services pourront visualiser les demandes du métier.

2. Indiquez également quel est le service instructeur des demandes. Il ne peut y avoir qu'un service instructeur par métier. Les agents du service instructeur d'une demande ont des droits supérieurs aux agents des autres services concernés par une demande.

Fonctionnalités

Saisie des réglages permettant d'effacer automatiquement les demandes du métier.

Quelques informations :

• Les réglages indiqués ici sont repris en tant que valeurs par défaut pour tous les nouveaux types de demandes du métier. Pour qu'ils soient pris en compte par les types de demandes existants, il est nécessaire d'utiliser le bouton Appliquer aux demandes du métier. Ces réglages par défaut sont modifiables, si besoin, pour chaque type de demande, voir l'onglet Fonctionnalités du type de demande concerné.

• L'effacement automatique des demandes s'effectue en deux opérations distinctes, il y a tout d'abord un archivage des demandes après la fin de l'instruction, puis un effacement des demandes suite à l'archivage.

• Les traces de l'exécution de l'archivage et de l'effacement automatiques des demandes sont visibles dans le journal sous le thème Monitoring, voir Visualiser le journal.

Si vous ne souhaitez pas automatiser l'archivage et l'effacement des demandes, les procédures manuelles sont disponibles dans les outils de gestion des demandes, voir Archiver des demandes et Effacer des demandes archivées.

1. Cochez l'option Automatiser l'archivage et l'effacement des demandes.
2. Indiquez :

• Le nombre de jours (ou de mois) qui doit s'écouler après la fin de l'instruction pour déclencher l'archivage automatique des demandes.
• Le nombre de jours (ou de mois) qui doit s'écouler après l'archivage pour déclencher l'effacement automatique des demandes.

3. Pour que les réglages soient aussi appliqués aux types de demande existant, cliquez sur Appliquer aux demandes du métier. Un message vous informe que ces réglages vont être appliqués à tous les types de demandes rattachés à ce métier. Si des réglages personnalisés existent pour un type de demande, ils seront perdus.
4. Cliquez sur Oui pour valider.
5. Un message de confirmation s'affiche, cliquez sur OK.

4. Cliquez sur Créer.

          A partir de la liste des métiers, vous accédez directement à un service en cliquant sur le lien affiché dans la colonne "Service instructeur" pour, consultation ou modification.

Ordonner les métiers

Vous avez la possibilité de définir l'ordre d'affichage des métiers dans l'Espace Citoyens. L'ordre est visible dans la colonne Rang.

1. Utilisez les flèches ou pour monter ou descendre le niveau d'affichage du métier concerné.

Ajouter une pièce jointe

Définition des pièces pouvant être fournies lors d'une demande administrative effectuée par un citoyen. Certaines pièces sont définies par défaut. Ces pièces affichent l'icône , leur code n'est pas modifiable.

1. Cliquez sur la rubrique Paramètres.

2. Dans la sous-rubrique Données application, cliquez sur Qualification des pièces jointes.

3. Cliquez sur Ajouter.
4. Saisissez un code sur 10 caractères maximum et un nom pour la pièce.
5. Cliquez sur Créer.

Définir les types de demande

Définition des types de demandes par "métier". Certains types de demande sont des types de demande système fournis par Arpège (acte de décès, acte de mariage, listes électorales...). Ils affichent l'icône indiquant que des éléments de leur paramétrage ne sont pas modifiables.

Un type de demande peut concerner les particuliers, les associations ou les deux publics.

Si besoin, le formulaire associé à un type de demande est à créer préalablement.

Exemples d'affichage dans l'Espace Citoyens : Pour le métier "Actes d'état civil" sont définis des types de demande système "Acte de décès", "Acte de mariage", "Acte de naissance".

1. Cliquez sur la rubrique Paramètres.

2. Dans la sous-rubrique Données application, cliquez sur Qualification des types de demandes.

3. Cliquez sur Ajouter. Renseignez tout ou partie des onglets suivants, selon vos besoins.

Informations

1. Pour insérer une image représentant le type de demande, cliquez sur :

• Depuis l'explorateur : recherchez et sélectionnez l'image concernée, puis cliquez sur Ouvrir.

• Depuis la galerie : accès à la galerie de fichiers, voir Insérer une image depuis la galerie de fichiers.

Cette image s'affichera dans l'Espace Citoyens et dans Virtuose Agents.

2. Saisissez un code sur 10 caractères maximum (ce code est forcé en majuscules) et un nom pour définir le type de demande.
3. Sélectionnez le métier associé au type de demande, voir Définir les métiers.
4. Indiquez le mode d'enregistrement de la demande :

• Saisie de formulaire : dans la pratique, le citoyen ou l'agent va renseigner le formulaire sélectionné dans le champ Formulaire. La demande sera traitée en suivant un ensemble d'étapes.
• Délivrance d'information : dans la pratique, le citoyen ou l'agent va éditer un formulaire au format PDF afin de le renseigner et de le retourner au service concerné. Il n'y a pas de traitement spécifique. La demande est immédiatement définie comme traitée positivement. Lorsque l'on sélectionne ce mode d'enregistrement, il faut cocher l'option Les demandes de ce type peuvent être anonymes dans la rubrique Contrôles d'accès car il n'y a pas d'informations à saisir de la part du demandeur.

• Via système externe : à utiliser lors de la connexion à un système externe tel que l'application Arpège Concerto Opus (métier Enfance) ou une autre application. Le choix de ce mode d'enregistrement entraîne l'affichage d'un champ Sous-type.

5. Si le mode d'enregistrement Via Système Externe et le métier Enfance sont sélectionnés, indiquez un sous-type :

• Bulletin d'inscription. Ce type de demande sera proposé lors de la création d'un bulletin d'inscription dans Concerto Opus.
• Démarche générique. Ce type de demande permet à la mairie de créer ses propres démarches (location de salles, de matériel, ajout d'un enfant...). Cela entraîne l'affichage d'une dalle Autres démarches dont le libellé est modifiable (Accueil privé/ Damier/ Dalle/ Ma famille/ Autres démarches).

6. Sélectionnez le formulaire qui sera lié à ce type de demande, voir Configurer des formulaires.

• Le formulaire DATAXXXInfo commun à tous les types de demandes concerne une demande d'informations faite par le citoyen pour un type de demande. Il est disponible dans l'Espace Citoyens sous le libellé "Demande d'informations".

• Le formulaire DATAXXXRecl commun à tous les types de demandes concerne une réclamation faite par le citoyen pour un type de demande. Il est disponible dans l'Espace Citoyens sous le libellé "Réclamation".

• Un formulaire personnalisé Nomformulaire (DataXXXBddCodeFormulaire).

         Cette sélection ne concerne pas les formulaires DATAMétier fournis par Arpège, non modifiables et dont le nom est affiché pour information.

7. Saisissez d'éventuelles observations.
8. Indiquez :

• Le ou les mots-clés qui vont permettre au citoyen d'accéder facilement à un type de demande se rapportant à son besoin.

Exemple : le mot-clé "permis" est saisi dans la zone de recherche d'une nouvelle démarche dans l'Espace Citoyens, il entraîne l'affichage du ou des types de demande définis avec ce mot-clé.

• La durée moyenne de saisie de ce type de demande, en minutes, cette information s'affiche dans l'Espace Citoyens dans la zone "Durée approximative de cette démarche".

Exemple :

• La durée de l'instruction de la demande, en nombre de jours. Cela détermine la date limite de traitement de la demande. Lorsque la durée de l'instruction est dépassée, des alertes de retard s'affichent dans Virtuose Agents.

         Si la durée de l'instruction n'est pas précisée, l'application applique une durée de 15 jours.

• Le délai à partir duquel la demande devient prioritaire, en nombre de jours avant l'échéance. La demande passe alors en demande prioritaire dans le tableau de bord des agents.

Informations obligatoires

1. Cochez les renseignements concernant le demandeur que vous souhaitez rendre obligatoires lors de la saisie d'une demande. Ces éléments s'afficheront avec un astérisque.

Contrôles d'accès

1. Dans la zone Généralités, précisez :

• Une plage de dates d'ouverture à l'enregistrement du type de demande. Il s'agit d'une plage de dates pendant laquelle la demande sera disponible sur l'Espace Citoyens. Si aucune date n'est indiquée, la demande sera toujours accessible.
• Si les demandes peuvent être anonymes. Dans ce cas, aucune information concernant l'état civil et les coordonnées du demandeur ne sera requise en cochant la case correspondante. Les demandes anonymes sont comptabilisées à des fins statistiques.

2. Dans la zone Espace Citoyens, précisez en cochant les cases correspondantes :

• Si le type de demande est disponible, pour un citoyen en Consultation.
• Si le type de demande est disponible pour un citoyen, en Création.
• Si pour accéder à ce type de demande un espace personnel est nécessaire.
• • Ce type de demande n'est pas directement accessible dans la zone "Les démarches" sur la page d'accueil de l'Espace Citoyens. Un cadenas est affiché devant le nom de la demande.

1. • Un message informe le citoyen que la demande nécessite d'avoir un espace personnel. Le citoyen devra créer son espace personnel en cliquant sur Créer mon espace.

Le texte affiché ici peut être modifié, voir Définir le contenu HTML de l'Espace citoyens.

• Indiquez l'état du type de demande :
• • En ligne : sur le portail usager.
  • En ligne restreint (citoyens super usagers) : utilisable par des personnes définies pour tester l'application, voir Créer un citoyen super-usager.
  • Hors ligne, ne sera pas affiché sur le portail usager.

3. Dans la zone Virtuose Agents, précisez en cochant les cases correspondantes :

• S'il s'agit de demandes à usage interne en cochant la case correspondante auquel cas, elles ne seront pas disponibles dans l'Espace Citoyens. Il s'agit de demandes émanant des écoles, conservatoires municipaux, agents...
  En cochant cette option, les cases Consultation et Création de la zone Virtuose Agents sont automatiquement cochées.
  Les demandes internes sont accessibles dans Virtuose Agents par le "Tableau de bord des demandes internes".
• Si le type de demande est disponible pour un agent, en Consultation et/ ou en Création.
  Il est préférable de ne pas décocher l'option Consultation car sinon le suivi des demandes ne pourra plus être consulté.

4. Dans la zone Publics concernés, indiquez si la demande concerne un particulier et/ ou une association. Si les deux publics sont cochés, lors de la saisie d'une demande il faudra indiquer s'il s'agit de l'un ou de l'autre.

         Il n'est pas conseillé de cocher les deux types de public pour une même demande car cela limite la duplication d'une demande. D'autre part, cela n'autorise pas la création de statistiques distinctes.

5. Dans la zone Gestion de quota :

• Cochez l'option Activer la gestion de quota si vous souhaitez indiquer un nombre maximum de demandes pour le type de demande concerné. L'activation des quotas entraîne l'affichage des zones Compteurs et Avertissement de quota atteint.
• Précisez ensuite le nombre maximum autorisés. Le nombre de demandes enregistrées ou réservées est ensuite indiqué au fur et à mesure de leur saisie.
• Saisissez le texte d'avertissement qui va s'afficher lorsqu'un citoyen voudra saisir une démarche pour laquelle le nombre de demandes est atteint. Si aucun texte n'est saisi ici, le texte par défaut "Avertissement de quota atteint sur une démarche" sera affiché, voir Définir les pages d'informations diverses de l'Espace Citoyens.
• Dès qu'au moins une demande avec quota a été effectuée, il est possible de :
• Redéfinir la valeur du quota.
• D'effectuer une remise à zéro du compteur des demandes enregistrées en cochant la case correspondante. Ainsi à tout moment le compteur du nombre de demandes enregistrées peut être remis à zéro en cliquant sur le bouton RAZ du compteur.

Fonctionnalités

Zone Rendez-vous

Si aucun modèle de plages de rendez-vous n'a été défini pour ce type de demande, la zone Rendez-vous est vide, voir Définir des modèles de plages de rendez-vous.

1. 1. Cochez la ou les cases indiquant s'il y a :
   2. La possibilité de prendre un rendez-vous pour ce type de demande. L'onglet Mon rendez-vous sera alors disponible dans Virtuose Agents et dans l'Espace Citoyens.
   • La nécessité de prendre un rendez-vous pour ce type de demande. L'onglet Mon rendez-vous sera alors disponible dans Virtuose Agents et dans l'Espace Citoyens et si aucun rendez-vous n'a été saisi, lors de la validation de la demande, un message vous informe que la saisie d'un rendez-vous est obligatoire.
   • Le choix du rendez-vous doit être visible sur l'Espace Citoyens. Pour se faire, le type de demande doit être défini comme visible sur l'Espace Citoyens.
   2. Indiquez le nombre maximum de créneaux qu'il est possible de joindre à un rendez-vous.
   3. Saisissez un intitulé qui sera affiché lors du choix du nombre de créneaux.

   4. Si les envois de notification de rappel du rendez-vous la veille (permettant dans l'Espace Citoyens d'afficher la case à cocher "Me notifier la veille"), de planification par l'usager dans l'agenda personnel (permettant dans l'Espace Citoyens d'afficher la case à cocher "Programmer mon agenda") et de planification par l'agent dans l'agenda personnel ne sont pas définis, un message vous en informe et la zone Choix des notifications s'affiche.

   5. Selon le besoin, cochez la ou les notifications à définir et pour chacune d'elle, sélectionnez :

   • Le média à utiliser (du rendez-vous, de la demande ou courriel).

   • La nature de la notification, voir Configurer les natures de notification et d'avis.

   • Cliquez ensuite sur Appliquer les modifications. La ou les notifications définies ici pour le type de demande sont alors visibles dans l'onglet Notifications.

Zone Instruction

1. 1. Précisez, en cochant la case correspondante, si :
   • La clôture de l'instruction doit être automatisée, voir Automatiser la clôture de l'instruction d'une demande.

Zone Echanges

1. 1. Sélectionnez le mode de fonctionnement des échanges pour ce type de demande :
   • Autorisé : les agents et les usagers pourront faire des échanges.
   • Interdit : aucun échange ne sera possible.
   • Partiel : les agents pourront créer des échanges que les usagers ne pourront que consulter mais l'inverse n'est pas possible.

Zone Effacement automatique des demandes

Définition des réglages permettant d'effacer automatiquement les demandes du métier.

Quelques informations :

• L'effacement automatique des demandes s'effectue en deux opérations distinctes, il y a tout d'abord un archivage des demandes après la fin de l'instruction, puis un effacement des demandes suite à l'archivage.

• Les traces de l'exécution de l'archivage et de l'effacement automatiques des demandes sont visibles dans le journal sous le thème Monitoring, voir Visualiser le journal.

Deux cas peuvent se présenter :

Aucun réglage d'effacement n'a été défini pour le métier auquel est rattaché le type de demande

1. 1. 1. Cochez l'option Automatiser l'archivage et l'effacement des demandes.
      2. Indiquez :
      • Le nombre de jours (ou de mois) qui doit s'écouler après la fin de l'instruction pour déclencher l'archivage automatique des demandes.
      • Le nombre de jours (ou de mois) qui doit s'écouler après l'archivage pour déclencher l'effacement automatique des demandes.

Dans ce cas, les réglages ne concernent que le type de demande sélectionné.

Des réglages d'effacement ont été définis pour le métier auquel est rattaché le type de demande

1. 1. • L'option Automatiser l'archivage et l'effacement des demandes est cochée.
      • La zone Réglages du métier appliqués par défaut rappelle les réglages saisis pour le métier.
      1. Si vous ne souhaitez pas appliquer l'effacement automatique des demandes, décochez cette option.
      2. Il est possible de saisir des réglages personnalisés qui remplacent les réglages par défaut et ne concernent alors que le type de demande sélectionné, en indiquant dans la zone correspondante :
      • Le nombre de jours (ou de mois) qui doit s'écouler après la fin de l'instruction pour déclencher l'archivage automatique des demandes.
      • Le nombre de jours (ou de mois) qui doit s'écouler après l'archivage pour déclencher l'effacement automatique des demandes.

1. 1. 4. En cliquant sur Rétablir les réglages par défaut, les réglages personnalisés sont effacés.

Si vous ne souhaitez pas automatiser l'archivage et l'effacement des demandes, les procédures manuelles sont disponibles dans les outils de gestion des demandes, voir Archiver des demandes et Effacer des demandes archivées.

Etapes spécifiques

Dans cette rubrique, vous indiquez, si nécessaire, une ou plusieurs étapes mairie (hors étapes système) par lesquelles passera une demande de ce type.

Pour qu'une étape mairie soit affichée ici, elle doit avoir été cochée pour le type de demande lors de la création de l'étape, voir Définir les étapes de traitement d'une demande.

1. Cochez la ou les étapes mairie concernées.

Assistant

Possibilité de choisir la présentation et le déroulement de l'assistant d'enregistrement de la demande dans l'Espace Citoyens.

1. Pour l'étape [La démarche], indiquez la situation souhaitée :

• Visible et présentée dès l'ouverture : il s'agit de la présentation par défaut.
• Visible.
• Cachée : cette étape n'est pas affichée pour le type de demande.

2. Pour l'étape [Mes informations], indiquez la situation souhaitée :

• Visible.
• Cachée : cette étape n'est pas affichée pour le type de demande.

Si une information obligatoire est manquante, l'étape [Mes informations] sera visible quelle que soit la situation sélectionnée.

Si un rendez-vous est possible ou obligatoire, cette étape ne sera pas affichée dès l'ouverture mais après l'étape [Mon rendez-vous].

Notifications

Définition des envois de notifications pour le type de demande.

Quelques informations :

• Si une ou plusieurs notifications définies dans l'onglet Fonctionnalités ne sont pas encore appliquées, elles ne sont pas visibles dans cette liste.

• Si des notifications en lien avec les rendez-vous sont définies ici, elles sont alors visibles dans la zone Rendez-vous de l'onglet Fonctionnalités.

• Les notifications définies ici sont également visibles dans Paramètres/ Notifications et réponses/ Configuration des envois de notification pour le type de demande concerné.

• Possibilité de limiter l'affichage aux notifications ayant au moins un destinataire en cochant la case correspondante.

1. Cliquez sur le bouton d'une notification à définir pour le type de demande. La fenêtre Configurer les envois de notification s'ouvre.

Quelques précisions :

• Service émetteur = service enregistrant la demande.

• Agent émetteur = agent enregistrant la demande.

• Service destinataire = service instructeur de la demande.

• Agent destinataire = agent instructeur de la demande.

• Demandeur/ de la demande (colonne Média) = moyen de contact indiqué par le demandeur lors de sa demande sur l'Espace Citoyens.

• Ajouter un destinataire Autre = permet de sélectionner un agent ou un service existant dans la base de données.

2. Après avoir sélectionné un destinataire en cochant la case correspondante, indiquez :

1. • Le média qui sera utilisé pour l'envoi de la notification en le sélectionnant dans la liste déroulante.
   • La nature de la notification en la sélectionnant dans la liste déroulante.
   • S'il faut Envoyer les données spécifiques au métier qui ont été saisies par l'usager dans l'Espace Citoyens sous la forme d'un fichier joint au courriel en cochant la case "données métier".
   • S'il faut Envoyer les pièces jointes par l'usager dans l'Espace Citoyens sous la forme d'un fichier joint au courriel en cochant la case "pièces jointes".
   • S'il faut Envoyer les informations concernant un rendez-vous.

3. Si besoin, configurez l'envoi pour un autre destinataire.
4. Cliquez sur Valider. Les informations concernant la ou les notifications s'affichent. Le nombre de notifications définies pour le type de demande est indiqué en haut de la liste.

M-City

Cette rubrique permet de définir une correspondance entre les démarches produites dans m-city et ce qui doit être enregistré dans la GRC.

La colonne m-city a été ajoutée sur l'écran d'accueil.

• Si un élément de correspondance est actif entre m-city et la GRC, le pictogramme suivant s'affiche .

• Si l'élément de correspondance est hors-ligne, le pictogramme suivant s'affiche .

Configurer une correspondance avec m-city

L'onglet m-city permet de configurer une qualification de type de demande.

1. Indiquez l'état de la demande.

• Hors-ligne.

• En ligne.

• En ligne pour les super-usagers.

2. Indiquez la raison de la démarche.

• Signalement d'incident.

• Suggestion.

3. Précisez la sous-catégorie.

4. Constituez le libellé de la catégorie.

• Indiquez les variables que vous souhaitez faire figurer dans le libellé en cliquant sur le bouton Montrer les variables.

• Choisissez dans la liste des libellés, les variables que vous souhaitez afficher sur m-city.

5. Définissez les correspondances avec le formulaire en indiquant une adresse et une description.

Récupérer les notifications d'un autre type de demande

Pour faciliter le paramétrage, il est possible de récupérer des notifications existantes.

1. Cliquez sur Récupérer des notifications.

2. Sélectionnez le type de demande d'origine.

3. Cliquez sur Valider.

4. Si des notifications sont déjà paramétrées pour ce type de demande, un message vous en informe et celles-ci seront supprimées et remplacées par celles sélectionnées.

5. Un message indique le bon déroulement de la récupération des notifications, cliquez sur OK.

Dupliquer les notifications du type de demande vers d'autres types de demande

Possibilité de copier les notifications du type de demande en cours vers un ou plusieurs autres types de demande.

1. Cliquez sur Dupliquer des notifications.

2. Sélectionnez un ou plusieurs types de demande de destination.

3. Cliquez sur Valider.

4. Si des notifications sont déjà paramétrées pour au moins un type de demande, un message vous en informe et celles-ci seront supprimées et remplacées par celles sélectionnées. Cliquez sur Oui.

5. Un message indique le bon déroulement de la recopie des notifications, cliquez sur OK.

4. Cliquez sur Créer.

Indiquer les sites gérés par la Console de publication

Selon la taille et le fonctionnement de votre mairie, un ou plusieurs sites sont à définir dans la Console de publication.

1. Cliquez sur la rubrique Paramètres.

2. Dans la sous-rubrique Données application, cliquez sur Sites.

3. Cliquez sur Ajouter. Renseignez tout ou partie des onglets suivants.

Informations

Renseignez, selon vos besoins :

1. • Un nom et un code sur 10 caractères maximum pour définir le site.
   • Le type de site : site principal, site annexe ainsi que R.A.M. ou P.M.I. si vous utilisez l'application Arpège Concerto Opus.

   
   
            Le nom du site principal est celui qui est pris en compte pour la variable utilisée dans les modèles de réponse ou les notifications.

   • L'adresse du site.
   • Les moyens de contact : téléphone, mobile courriel, site web.
   • L'URL du lien présent sur la dalle "Site de la mairie".
   • URL en affichage standard sur l'Espace Citoyens en indiquant le mode d'ouverture souhaité (même onglet ou nouvel onglet).
   • URL en affichage mobile (sur les smartphones) en indiquant le mode d'ouverture souhaité (même onglet ou nouvel onglet).

   Si aucune URL n'est saisie, la dalle "Site de la mairie" ne s'affiche pas.

   • Les horaires d'ouverture du site.

Responsable

Renseignez :

1. • la civilité,
   • les nom et prénom du responsable du site.

4. Cliquez sur Créer.

Filtrer une liste

Le filtre situé en haut et à droite d'une liste facilite la recherche d'un élément.

1. Saisissez les premières lettres de l'élément à rechercher.
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