Définir les documents

Ajouter une classe de document

Des classes de documents sont définies par défaut mais vous pouvez en ajouter selon vos besoins. Les classes de documents permettent de ne rendre accessibles des documents qu'aux utilisateurs ayant des droits sur les classes de document concernées, voir Renseigner l'onglet Classes de documents d'un domaine.

1. Cliquez sur la rubrique Paramètres.

2. Dans la sous-rubrique Documents, cliquez sur Classes de documents.

3. Cliquez sur Ajouter.

4. Saisissez un nom pour la nouvelle classe de documents.

5. Cliquez sur Créer.

Ajouter un document

1. Cliquez sur la rubrique Paramètres.

2. Dans la sous-rubrique Documents, cliquez sur Documents.

3. Cliquez sur Ajouter.

4. Recherchez le chemin du document en cliquant sur Changer de fichier.

5. Donnez un nom explicite au document.

6. Sélectionnez :

• La classe à laquelle va appartenir ce document, voir Ajouter une classe de document.

         Un document n'appartenant à aucune classe est disponible pour tous les utilisateurs.

• Le type correspondant au document :
• Document accessible via le pied de page de l'Espace Citoyens : les documents définis ici sont disponibles dans Définir les pieds de page de l'Espace Citoyens.
• Document disponible sur la plateforme Virtuose Agents.
• Document disponible sur l'Espace Citoyens : document disponible dans les documents publiés, voir Créer un document publié.
• Image : image disponible pour la mise en page des en-têtes et pieds de page d'une liste, voir Comment insérer une image dans l'en-tête ou le pied de page d'une liste ?
• Image partagée : document utilisable par un lien dans l'éditeur de contenu HTML.

• Information pour le public : document (pdf, doc...) à destination du public, disponible dans un formulaire par exemple.

• Le bandeau de l'Espace Citoyens et Le bandeau de l'Espace Citoyens version mobile : document unique dont le contenu correspond au bandeau de l'Espace Citoyens (format image .jpg ou format flash .swf). La taille attendue est de 948 x 140 pixels. En cas d'absence de fichier, c'est le fichier banniere_espace_citoyens.png du thème d'apparence sélectionné dans Virtuose Agents qui est pris en compte, voir l'article VIR006 de l'aide en ligne Virtuose Agents. Ces éléments peuvent également être modifiés dans les paramètres, voir Définition des bandeaux affichés dans l'Espace Citoyens.
• Le logo de la ville pour les outils mairie.

• Modèle de courrier de réponse aux demandes : les documents définis ici sont disponibles dans Configurer les modèles de réponse.
• Rapport pour imprimer les listes de demandes : les rapports permettent d'imprimer des documents spécifiques depuis la liste des demandes ou la liste des rendez-vous de Virtuose Agents (le type de fusion à utiliser est Catalogue), voir Ajouter un rapport.
• Le format du document : Word, OpenOffice, Image, CSV.
• Le type de fusion à effectuer avec ce document :
• Catalogue : le document imprimé fusionne avec tous les dossiers sélectionnés.
• Lettre : un document imprimé par dossier sélectionné (une fusion par dossier).
• Sans fusion : il n'y a aucun champ de fusion dans ce document.

7. Cliquez sur Créer.
8. Pour les documents de type "Modèle de courrier de réponse aux demandes" et " Rapport pour imprimer les listes de demandes", un contrôle est effectué sur la validité et l'existence des champs de fusion du document. Des messages vous informent des éventuelles erreurs rencontrées :

• "Les champs de fusion suivants sont inconnus : exemple DEAM_LIB_CIVILITE. Merci de corriger le fichier" : ce champ est valide mais inconnu dans la GRC car ce n’est pas une variable de la GRC.
• "Les champs de fusion suivants ne sont pas valides : DEMA. (ou autre exemple "DEMA_LIB_CIVILITE"). Merci de corriger le fichier" : ce champ n'est pas valide car son nom comporte un point ou des guillemets.

9. Si besoin, modifiez les champs du document et recherchez le fichier modifié pour enregistrer votre document avec les modifications.

         Les variables sont à rechercher via l'outil Gestion des demandes/ Variables pour le publipostage, voir Utiliser des variables de fusion pour la rédaction de réponses ou de rapports.

Rendre un document obsolète

1. Cliquez sur le bouton du document concerné.
2. Cochez la case Obsolète.
3. Cliquez sur Enregistrer. Le document est grisé et inaccessible dans la liste des documents.

Exporter un document

1. Cliquez sur la rubrique Paramètres.

2. Dans la sous-rubrique Documents, cliquez sur Documents.

3. Cliquez sur le bouton du document à exporter.

4. Cliquez sur la flèche noire du bouton Enregistrer, puis sur Enregistrer sous.

5. Donnez un nom au fichier, puis indiquez son emplacement.

6. Cliquez sur Enregistrer.

Ajouter un rapport

Les rapports sont des documents de traitement de texte destinés à être édités plus particulièrement depuis la liste des demandes ou la liste des rendez-vous de Virtuose Agents.

1. Cliquez sur la rubrique Paramètres.

2. Dans la sous-rubrique Documents, cliquez sur Rapports.

3. Cliquez sur Ajouter. La page Rapport s'ouvre, renseignez tout ou partie des onglets affichés.

Informations

1. Donnez un nom au rapport.
2. Saisissez-en une description succincte.
3. Sélectionnez sa validité : valide ou invalide.
4. Sélectionnez le document de type Modèles de rapport à utiliser pour éditer le rapport. Ce document doit préalablement avoir été défini dans les documents.

Types de demande

1. Cochez les types de demandes à rattacher au rapport ou utilisez les boutons Tous ou Aucun.
2. Pour rechercher un type de demande, saisissez tout ou partie de son nom dans le filtre N'afficher que les éléments contenant.
3. Cochez au besoin la case Voir uniquement les types de demande sélectionnés pour limiter l'affichage à ces seules demandes.

Résultat sous forme de tableaux

Pour avoir, dans un rapport, un résultat sous la forme de tableaux, il est nécessaire d’ajouter des balises en début et fin de tableau : TableStart:SourceDeDonnees
et TableEnd:SourceDeDonnees gérées comme des variables de fusion.

Exemple pour la liste des demandes

4. Cliquez sur Créer.

Filtrer une liste

Le filtre situé en haut et à droite d'une liste facilite la recherche d'un élément.

1. Saisissez les premières lettres de l'élément à rechercher.
2. Au fur et à mesure de la saisie, la recherche s'affine.
3. Cliquez sur pour effacer le filtre et afficher de nouveau tous les éléments de la liste.

Se déplacer dans une liste

La barre de pagination affiche, par défaut, 20 éléments par page.

1. Vous pouvez modifier l'affichage par défaut en choisissant, dans la liste déroulante, d'afficher 10, 30, 40, 50 ou 100 éléments par page. Cette modification n'est pas enregistrée.
2. Utilisez les flèches et pour afficher la page précédente ou la page suivante et les flèches et pour aller directement à la première page ou à la dernière page.

Modifier un élément

1. Cliquez sur le bouton de l'élément concerné.
2. Modifiez les informations selon vos besoins.

3. Cliquez sur Enregistrer.

Supprimer un élément

1. Cliquez sur le bouton de l'élément concerné.
2. Un message de confirmation s'affiche. Cliquez sur Supprimer.