Configurer les formulaires

Voir les différents types de formulaires

Il existe différents types de formulaires :

• Des formulaires "système" pour les demandes correspondant aux applications métiers d'Arpège.
• • Etat-Civil (Arpège Mélodie) = DATAETATCIVILNAISSANCE2 ou DATAETATCIVILMARIAGE2 ou DATAETATCIVILDECES2
  • Elections (Arpège Adagio) = DATALISTEELECTORALE2.
  • Recensement citoyen (Arpège Maestro) = DATARECENSEMTPREINSCR2.
  • Démarches administratives (Arpège Alto) = DATADEMADMINCNI.
  • Enfance (Arpège Concerto Opus) = ENFANCE_RESERVATION, ENFANCE_PERTECARTE…

  • Démarches administratives (Arpège Concerto Opus) = CHANGEMENT_TEL, CHANGEMENT_COURRIEL…

• Des formulaires spécialisés, qui ont été ajoutés par Arpège
• • Candidature spontanée.
  • Demande de stage.
  • Inscription au dispositif "canicule".
  • Demande de conteneur à déchets.
  • Demande d'enlèvement de graffitis.
  • Demande d'intervention des services techniques.
  • Demande d'occupation de la voie publique.
  • Demande d'information.
  • Demande de réclamation.
• Des formulaires de demandes d'intervention transmis aux modules partenaires si la mairie en est équipée.
• Des formulaires métiers réalisés sur-mesure par Arpège à la demande de la mairie.
• Des formulaires personnalisés entièrement définis par la mairie, voir Configurer des formulaires.

Filtrer l'affichage des formulaires par métier

1. Dans la zone Métier située au-dessus de la liste des formulaires, sélectionnez le métier concerné.

Configurer des formulaires personnalisés

Création de formulaires entièrement personnalisés par la mairie, adaptés et liés aux différents types de demandes que vous avez définis. Les formulaires configurés ici sont disponibles dans l'Espace Citoyens (zone "Ma demande" du type de demande concerné).

Est également défini ici le contenu de la page d'introduction d'une nouvelle demande (zone "Ma démarche" du type de demande concerné).

1. Cliquez sur la rubrique Paramètres.

2. Dans la sous-rubrique Personnalisation Espace Citoyens, cliquez sur Formulaires.

3. Cliquez sur Ajouter. La page Formulaire s'ouvre. Renseignez tout ou partie des différentes onglets affichés.

Informations générales

1. Indiquez un code (seuls les caractères alphanumériques en majuscules ainsi que les caractères _ et - sont autorisés) et un nom explicite pour le formulaire.
2. Précisez l'état du formulaire :

• Hors ligne : n'est pas disponible.
• En ligne : est disponible dans l'Espace Citoyens et Virtuose Agents.
• En ligne restreint (citoyens super-usagers) : est disponible pour les personnes définies en tant que super-usagers afin de réaliser des tests sur le formulaire, voir Créer un citoyen super-usager. Après validation il faudra ensuite passer le formulaire à l'état En ligne.

3. Sélectionnez le document d'aide qui sera disponible pour le citoyen lorsqu'il va renseigner le formulaire dans l'Espace Citoyens (disponible par le lien Aide à la saisie). Ce document doit être préalablement créé dans les documents, voir Ajouter un document. Si aucun document n'est défini ici, la page d'informations diverses "Aide formulaire par défaut" sera proposée ou vous pourrez sélectionner une page "Aide au formulaire" que vous avez créée , voir Définir les pages d'informations diverses de l'Espace Citoyens.

Page d'introduction

Contenu de la zone "La démarche" lors de la saisie d'une demande dans l'Espace Citoyens. Un contenu par défaut est affiché, vous pouvez le modifier.

1. Modifiez ou complétez le texte de la page d'introduction selon vos besoins.
2. Mettez le texte en forme en utilisant les styles de la liste déroulante de la barre d'outils, voir Mettre en forme le texte des formulaires, des publications.... Les styles proposés sont ceux définis dans la feuille de style attachée aux contenus HTML, voir Modifier la feuille de style des contenus HTML.

Blocs et lignes des blocs

Définition des zones du formulaire à l'aide de blocs et de lignes de bloc.

1. Cliquez sur Ajouter un bloc. La fenêtre Bloc s'ouvre.
2. Saisissez un code (20 caractères maximum : seuls les caractères alphanumériques en majuscules ainsi que les caractères _ et - sont autorisés) et un nom pour définir le bloc.

Donnez un code explicite au bloc car ce code est repris dans les variables de type Données métier utilisées dans les modèles de réponse et les notifications et avis, voir Insérer des données métier.

3. Précisez l'état du bloc :

• Hors ligne : n'est pas disponible.
• En ligne : est disponible dans l'Espace Citoyens et/ou dans Virtuose Agents selon le paramétrage ci-après.
• En ligne restreint (citoyens super-usagers) : est disponible pour les personnes définies en tant que super-usagers afin de réaliser des tests sur le formulaire, voir Créer un citoyen super-usager. Après validation il faudra ensuite passer le bloc à l'état En ligne.

4. Par défaut, le bloc est visible et accessible aux usagers et aux agents, mais vous pouvez indiquer :

• Si ce bloc est réservé ou non aux agents en cochant la case correspondante. Le bloc ne sera visible et accessible qu'aux agents.
• Dans ce cas, indiquez ensuite s'il est ou non visible par l'usager en cochant la case correspondante. Le bloc peut alors être accessible aux agents mais invisible pour les usagers.

5. Cliquez sur Fermer pour enregistrer le bloc.
6. Pour définir le contenu de chaque bloc, il vous faut créer une ligne de bloc. Cliquez sur le bouton du bloc précédemment créé. La fenêtre Nouvelle ligne s'ouvre.
7. Indiquez un code (20 caractères maximum : seuls les caractères alphanumériques en majuscules ainsi que les caractères _ et - sont autorisés) pour définir la ligne de bloc de formulaire.

Donnez un code explicite aux lignes de bloc car ce code est repris dans les variables de type Données métier utilisées dans les modèles de réponse et les notifications et avis, voir Insérer des données métier.

8. Sélectionnez le type de données qui va s'afficher dans la ligne de bloc de formulaire.

: recopie des informations concernant le demandeur présentes dans la zone Mes informations lors de la saisie d'une demande. : astérisque orange indiquant que ce champ sera à renseigner obligatoirement par le demandeur. : aide contextuelle pour remplir un champ de saisie = Certains types de données présents dans des formulaires système ne sont pas disponibles dans cette liste (Calendrier des réservations, Copie des réservations).
Adresse : Paramétrage : - obligatoire ou non. Affichage d'un ensemble de champs de saisie.
Adresse principale : Paramétrage : - obligatoire ou non.   - "Recopier mes informations" et localisation sur la carte si l'adresse est reconnue. - "Remplir par géolocalisation", cette option concerne l'utilisation sur un téléphone mobile ou un ordinateur portable. - "Positionner sur la carte", cette option est à utiliser après avoir saisi les premiers caractères d'une voie, puis sélectionné la voie dans le champ "Nom de la voie".   Cette adresse est considérée comme étant l'adresse principale de la demande. Elle est prise en compte dans les critères de recherche des demandes et dans les statistiques. Le positionnement de la carte se définit dans les paramètres, voir Positionnement carte.   Un message s'affiche si la voie n'est pas connue.	Si un élément d'adresse (voie, ville ou pays) n'est pas identifié dans la base de données, le pictogramme  s'affiche à droite du champ concerné. S'il est identifié, le pictogramme s'affiche.
Case à cocher : Paramétrage : - texte d'aide, - obligatoire ou non. Affichage d'une case à cocher suivie de l'intitulé de la ligne de bloc.
Chiffre : Paramétrage : - texte d'aide, - obligatoire ou non. Saisie d'une valeur numérique.
Contact : Paramétrage : - obligatoire ou non. Affichage des champs de saisie des moyens de contact.
Courriel : Paramétrage : - obligatoire ou non. Affichage d'un champ de saisie d'un courriel.
Date : Paramétrage : - texte d'aide, - obligatoire ou non, - valeur fournie par un système externe (case cochée par défaut), sinon, - indication d'une date minimale et/ ou d'une date maximale ce qui entraîne un contrôle sur la saisie des dates et l'affichage d'un éventuel message d'erreur, - indication d 'une date par défaut, - affichage ou non du calendrier.   Saisie d'une date au format jj/mm/aaaa ou sélection dans le calendrier.
Heure : Paramétrage : - texte d'aide, - obligatoire ou non. Saisie d'une valeur au format hh:mm. Affichage d'un outil permettant d'augmenter, de diminuer la valeur sélectionnée ou de la réinitialiser.
Identité : Paramétrage : - obligatoire ou non. Affichage d'un ensemble de champs de saisie.
Libellé : Paramétrage : - texte d'aide. Saisie d'un texte permettant de donner une information complémentaire.
Libellé long : Paramétrage : - texte d'aide, - ajout possible de variables dans le texte. Saisie d'un texte permettant de donner une information complémentaire. Si le texte dépasse deux lignes, la suite est accessible en cliquant sur "Voir la suite". Il n'est pas utile de saisir de libellé devant la zone de Label long.
Liste : Paramétrage : - texte d'aide, - obligatoire ou non, - possibilité d'indiquer si la multisélection est autorisée, - valeurs fournies par un système externe si la case correspondante est cochée, sinon : - saisie des différentes valeurs de la liste ou import des valeurs via un fichier texte avec possibilité d'avoir un élément sélectionné par défaut .
Liste de boutons radio : Paramétrage : - texte d'aide, - obligatoire ou non, - valeurs fournies par un système externe si la case correspondante est cochée, sinon : - saisie des différentes valeurs de la liste ou import des valeurs via un fichier texte avec possibilité d'avoir un élément sélectionné par défaut . Une seule sélection possible.
Liste de cases à cocher : Paramétrage : - texte d'aide, - obligatoire ou non, - nombre maximum de valeurs sélectionnées, - valeurs fournies par un système externe si la case correspondante est cochée, sinon : - saisie des différentes valeurs de la liste ou import des valeurs via un fichier texte avec possibilité d'avoir un élément sélectionné par défaut . Plusieurs sélections possibles.
Liste déroulante : Paramétrage : - obligatoire ou non, - valeurs fournies par un système externe si la case correspondante est cochée, sinon : - saisie des différentes valeurs de la liste ou import des valeurs via un fichier texte avec possibilité d'avoir un élément sélectionné par défaut .
Liste déroulante avec "Autre" : Paramétrage : - obligatoire ou non, - personnalisation du libellé "Autre", - valeurs fournies par un système externe si la case correspondante est cochée, sinon : - saisie des différentes valeurs de la liste ou import des valeurs via un fichier texte avec possibilité d'avoir un élément sélectionné par défaut .
Naissance : Paramétrage : - obligatoire ou non. Affichage d'un ensemble de champs de saisie.
Pièces jointes : Paramétrage : - texte d'aide. Affichage d'une liste de pièces à fournir, obligatoires ou non.
Plage de dates Paramétrage : - texte d'aide, - obligatoire ou non, - valeur fournie par un système externe (case cochée par défaut), sinon : - saisie d'une date de début minimale, obligatoire ou non, indication d'un delta minimal/ maximal (écart avec la date du jour pour calculer le date de début minimale sélectionnable), indication d'une date par défaut. -saisie d'une date de fin maximale, obligatoire ou non, indication d'un delta minimal/ maximal (écart avec la date du jour pour calculer la date de fin minimale sélectionnable), indication d'une date par défaut. La saisie d'un delta n'est pas obligatoire.
Plage horaires d'une semaine Paramétrage : - texte d'aide, - obligatoire ou non, - valeurs fournies par un système externe, sinon : - saisie des différentes valeurs de plages d'ouverture . - tri des plages d'ouverture .
Téléphone : Paramétrage : - obligatoire ou non. Affichage d'un champ de saisie d'un numéro de téléphone.
Texte : Paramétrage : - texte d'aide, - obligatoire ou non, - taille maximale du texte en nombre de caractères, - possibilité de préciser le formatage du texte : Aucun, 1ère en majuscule, Tout en majuscules. Saisie de texte libre sur une seule ligne.
Texte long : Paramétrage : - texte d'aide, - obligatoire ou non, - taille maximale du texte en nombre de caractères, - possibilité de préciser le formatage du texte : Aucun, 1ère en majuscule, Tout en majuscules. Saisie de texte libre sur plusieurs lignes.

9. Saisissez l'intitulé qui va s'afficher dans le formulaire devant la ligne de bloc.
10. Précisez l'état du formulaire :

• Hors ligne : n'est pas disponible.
• En ligne : est disponible.
• En ligne restreint (citoyens super-usagers) : est disponible pour les personnes définies en tant que super-usagers afin de réaliser des tests sur le formulaire, voir Créer un citoyen super-usager. Après validation il faudra ensuite passer la ligne à l'état En ligne.

11. Saisissez, selon le type de données, un texte d'aide à la saisie qui sera disponible à droite du champ de saisie en cliquant sur .
12. Précisez si cette ligne de bloc est obligatoire, c'est-à-dire si le citoyen devra obligatoirement saisir l'information demandée pour que le formulaire soit validé. Un astérisque orange s'affiche alors devant le libellé.
13. Selon le type de données, les informations suivantes sont à saisir :

• Texte et Texte long : sélection du formatage du texte.
• Pièces à fournir : sélection de la ou des pièces concernées en indiquant si celle-ci est proposée dans le formulaire ou à fournir obligatoirement.

14. Cliquez sur Fermer pour enregistrer la ligne de bloc.
15. Refaites les étapes 5 à 12 pour créer une autre ligne pour le bloc.
16. Utilisez les flèches et pour modifier l'ordre d'affichage des lignes de blocs dans le bloc.
17. Si besoin créer un autre bloc pour le formulaire en cliquant sur Ajouter un bloc.
18. Utilisez les flèches et pour modifier l'ordre d'affichage des blocs dans le formulaire.
19. Après avoir saisi les blocs et les lignes de blocs, cliquez sur Créer pour enregistrer le formulaire.

Déplacer une ligne d'un bloc vers un autre bloc

Un déplacement n'est possible que pour les lignes ajoutées à un formulaire système ou pour les formulaires personnalisés.

1. 1. Cliquez sur le bouton  de la ligne de bloc à déplacer. La fenêtre Changer la ligne de bloc s'ouvre.
   2. Sélectionnez le bloc dans lequel déplacer la ligne.
   3. Cliquez sur Valider.

Page d'enregistrement

Définition du texte qui va s'afficher à la validation du formulaire.

1. Saisissez du texte libre et ajoutez des variables selon vos besoins, voir Utiliser les variables.

Par exemple :

Script à exécuter

L'utilisation de cet onglet est réservée à un administrateur averti. Si un script est présent, toute modification risque de perturber l'affichage du formulaire.

Le script saisi ici permet d'intervenir sur l'affichage du formulaire, de le rendre réactif aux informations saisies par l'usager.

1. Saisie d'un script Javascript.

4. Cliquez sur Créer.

          A partir de la liste des formulaires, vous accédez directement à un métier en cliquant sur le lien affiché dans la colonne "Type de demandes utilisant le formulaire", pour consultation ou modification.

Dupliquer un formulaire personnalisé

Les formulaires système ne peuvent pas être dupliqués.

1. Cliquez sur la rubrique Paramètres.

2. Dans la sous-rubrique Personnalisation Espace Citoyens, cliquez sur Formulaires.

3. Cliquez sur le bouton du formulaire à dupliquer. La page Formulaire s'ouvre.

4. Saisissez un code et un nom pour ce formulaire.

5. Modifiez les autres onglets selon vos besoins, voir Configurer des formulaires.

6. Cliquez sur Dupliquer.

Visualiser un formulaire personnalisé

Seuls les formulaires personnalisés peuvent être affichés en aperçu. Cela permet de tester un formulaire avant sa mise à disposition.

1. Cliquez sur la rubrique Paramètres.

2. Dans la sous-rubrique Personnalisation Espace Citoyens, cliquez sur Formulaires.

3. Cliquez sur le bouton du formulaire personnalisé à visualiser.

4. Le formulaire s'affiche dans votre navigateur. Vous pouvez effectuer des saisies dans ce formulaire afin de le tester.

Voir un formulaire en aperçu.

ou

1. En modification d'un formulaire, cliquez sur Voir le formulaire.
2. Un message vous informe qu'il est nécessaire d'enregistrer le formulaire avant d'accéder à son aperçu, cliquez sur Oui. Le formulaire s'affiche dans votre navigateur. Vous pouvez effectuer des saisies dans ce formulaire afin de le tester.

Modifier un formulaire "système" ou spécialisé

Les formulaires "système" ou spécialisés ne sont que partiellement modifiables.

1. Cliquez sur la rubrique Paramètres.

2. Dans la sous-rubrique Personnalisation Espace Citoyens, cliquez sur Formulaires.

3. Cliquez sur le bouton du formulaire "système" ou spécialisé à modifier. La page Formulaire s'ouvre.

Informations générales

Ni le code, ni l'état ne sont modifiables.

1. Modifiez au besoin :

• Le nom du formulaire.
• Le document d'aide qui sera disponible pour le citoyen lorsqu'il va renseigner le formulaire dans l'Espace Citoyens (disponible par le lien Aide à la saisie). Le document d'aide doit être préalablement créé, voir Ajouter un document.

Page d'introduction

Le contenu de la zone "La démarche" peut être modifié.

Blocs et lignes de blocs

Les blocs et lignes de blocs d'origine ne peuvent pas être supprimés. Ni le code d'un bloc ou d'une ligne de bloc d'origine, ni le type d'une ligne de bloc d'origine ne sont modifiables.

Il est possible d'ajouter un bloc ou des lignes à un bloc existant. Ceux-ci pourront être modifiés ou supprimés.

1. Modifiez au besoin :

• Le nom du bloc ou de la ligne de bloc.
• L'état du bloc ou de la ligne de bloc.
• Les autres éléments.

Page d'enregistrement

Le texte peut être modifié.

Script à exécuter

L'utilisation de cet onglet est réservé à un administrateur averti. Si un script est présent, toute modification risque de perturber l'affichage du formulaire.

4. Cliquez sur Enregistrer.

Importer un formulaire

1. Cliquez sur la rubrique Paramètres.

2. Dans la sous-rubrique Personnalisation Espace Citoyens, cliquez sur Formulaires.

3. Cliquez sur le bouton Importer. La fenêtre Import de formulaire s'ouvre.

4. Cliquez sur Choisir un fichier pour rechercher le dossier dans lequel est stocké le formulaire à importer.

5. Sélectionnez-le, puis cliquez sur Ouvrir.

6. Cliquez sur Valider. La page Formulaire s'ouvre.

7. Modifiez ou renseignez les différentes rubriques selon vos besoins, voir Configurer des formulaires.

Exporter un formulaire

1. Cliquez sur la rubrique Paramètres.

2. Dans la sous-rubrique Personnalisation Espace Citoyens, cliquez sur Formulaires.

3. Cliquez sur le bouton du formulaire à exporter.

4. Le message suivant s'affiche au bas de l'écran : "Voulez-vous ouvrir ou enregistrer NomFormulaire ?"

5. Cliquez sur la flèche noire située à droite du bouton Enregistrer, puis sélectionnez Enregistrer sous.

6. Indiquez le dossier dans lequel va être exporté le formulaire.

7. Cliquez sur Enregistrer.

Mettre à jour un formulaire à partir d'un fichier

1. Cliquez sur la rubrique Paramètres.

2. Dans la sous-rubrique Personnalisation Espace Citoyens, cliquez sur Formulaires.

3. Cliquez sur le bouton du formulaire à mettre à jour. La fenêtre Mise à jour du formulaire NomFormulaire s'ouvre.

4. Cliquez sur Choisir un fichier pour rechercher le dossier dans lequel est stocké le formulaire à importer.

5. Sélectionnez-le, puis cliquez sur Ouvrir.

6. Cliquez sur Valider. La page Formulaire s'ouvre.

7. Modifiez les rubriques selon vos besoins, voir Configurer des formulaires.

Supprimer un formulaire

Seuls les formulaires personnalisés peuvent être supprimés.

1. Cliquez sur le bouton du formulaire à supprimer. Si un formulaire ne peut pas être supprimé car utilisé dans un ou plusieurs types de demandes, un message vous en informe en précisant le nombre de demandes concernées : "Impossible de supprimer le formulaire car il est utilisé par les types de demande suivants : - NomTypeDemande dont N demande(s)".
2. Cliquez sur Supprimer.