Définir les données concernant l'organisation des services

Ajouter un agent

1. Cliquez sur la rubrique Paramètres.

2. Dans la sous-rubrique Organisation du site, cliquez sur Agents.

3. Cliquez sur Ajouter. La page Agent s'ouvre, renseignez tout ou partie des onglets suivants.

Etat civil

1. Pour insérer une photo de l'agent, cliquez sur :

• Depuis l'explorateur : recherchez et sélectionnez l'image concernée, puis cliquez sur Ouvrir.

• Depuis la galerie : accès à la galerie de fichiers, voir Insérer une image depuis la galerie de fichiers.

• Si l'image est trop grande, la fenêtre Retailler l'image s'ouvre.

• Faites glisser la zone de cadrage à l'aide de la souris (dans la plupart des cas cette zone peut être agrandie) et visualisez le résultat au bas de la fenêtre.

• Cliquez sur Valider. Le bouton Supprimer est alors disponible, si besoin.

2. Sélectionnez la civilité de l'agent.
3. Saisissez le nom de naissance, le nom d'usage et le prénom de l'agent.

4. Saisissez au besoin un numéro de référence pour cet agent.
5. Indiquez sa date d'entrée à la mairie.
6. L'agent doit également être défini en tant qu'utilisateur pour se connecter à la Console de publication, à la Console de statistiques ou à Virtuose Agents.

• Saisissez un nom d'utilisateur.
• Saisissez, puis confirmez son mot de passe utilisateur.
• Indiquez le domaine de droits auquel il appartient, voir Créer un domaine.

7. Précisez le niveau d'activité de l'utilisateur : Actif, Inactif.
   Si un agent est actif le pictogramme s'affiche dans la colonne "Activité" de la liste des agents. Un agent "Inactif" affiche le pictogramme .
8. Indiquez s'il faut privilégier l'adresse et les moyens de contact du domicile ou du bureau pour contacter l'agent.
9. Indiquant en cochant la case correspondante si l'agent est considéré comme un agent externe à la mairie. Les agents externes sont des personnes appartenant à des structures publiques du type écoles, conservatoires ... qui ont besoin de gérer des demandes auprès de certains services de la mairie (demandes de réparations, de matériel, de dépannage...). Les agents externes peuvent saisir des demandes à partir de Virtuose Agents mais ont des droits limités sur les fonctionnalités de cette application. L'information s'affiche au niveau du profil de l'agent dans Virtuose Agents.
10. En cliquant sur Modifier, vous indiquez les postes occupés par l'agent, par service, voir Historiser les postes occupés par un agent.
11. Saisissez d'éventuels commentaires.

Bureau / Domicile

1. Saisissez tout ou partie des informations demandées.
2. Indiquez les différents moyens permettant de contacter l'agent.

4. Cliquez sur Créer.

         A partir de la liste des agents, vous accédez directement à un service en cliquant sur le lien affiché dans la colonne "Postes actuels", pour consultation ou modification.

Dupliquer un agent

1. Cliquez sur la rubrique Paramètres.

2. Dans la sous-rubrique Organisation du site, cliquez sur Agents.

3. Cliquez sur le bouton de l'agent à dupliquer. La page Agent s'ouvre.

4. Les services et les droits de l'agent d'origine sont conservés. Modifiez les informations selon vos besoins.

Historiser les postes occupés par un agent

Il est indispensable d'indiquer ici le ou les différents services auxquels appartient l'agent pour que celui-ci ait accès aux types de demandes associés à ce ou ces services.

1. Dans l'onglet Etat civil de l'agent concerné, cliquez sur Modifier dans la zone Services.

2. Un message demande d'enregistrer l'agent en cours de saisie, cliquez sur OK. La page Historique des postes occupés par l'agent s'ouvre.

3. Cliquez sur Ajouter. La page Affectation d'un service à l'agent s'ouvre.

4. Sélectionnez le service concerné.

5. Indiquez la date d'entrée dans le service.

6. Indiquez si besoin la date de fin d'occupation du poste. Si vous indiquez une date de fin, l'agent n'aura plus de droits sur les métiers/ types de demande associés à ce service.

7. Sélectionnez le poste dans la liste déroulante. Voir Ajouter un poste d'agent.

8. Cliquez sur Enregistrer.

Saisir une date de fin d'affectation à un service

1. Sélectionnez le service concerné.
2. Cliquez sur Modifier.
3. Saisissez une date de fin.
4. Cliquez sur Valider.

L'agent n'aura plus de droits sur les demandes du service concerné, il ne pourra donc plus accéder, dans Virtuose Agents, aux types demandes liés aux métiers rattachés à ce service.

Modifier les droits d'un agent

Il s'agit ici de définir les droits d'un agent sur la console de publication, la console de statistiques, Virtuose Agents ainsi que sur les "métiers/ types de demande" selon son activité.

1. Cliquez sur la rubrique Paramètres.

2. Dans la sous-rubrique Organisation du site ou dans la sous-rubrique Droits et Sécurité, cliquez sur Agents.

3. Utilisez au besoin la zone de filtre pour afficher l'agent concerné.
4. Cliquez sur le bouton . La page Droits de l'agent "NOMPrenom" s'ouvre.

         S'il s'agit du premier accès aux droits de l'agent, celui-ci possède les droits définis pour le domaine auquel il appartient.

5. Cliquez sur un onglet dont les droits sont à modifier.
6. Effectuez vos modifications en sachant qu'un agent ne peut pas avoir plus de droits que le domaine auquel il appartient.
7. Pour plus d'informations sur les différents onglets, voir Créer un domaine.
8. Cliquez sur Enregistrer.

         Si l'agent n'appartient à aucun service, la liste des droits de l'onglet Métiers est vide car seuls les métiers des services auxquels appartient l'agent sont affichés,
voir Historiser les postes occupés par un agent.

Ajouter un poste d'agent

1. Cliquez sur la rubrique Paramètres.

2. Dans la sous-rubrique Organisation du site, cliquez sur Postes des agents.

3. Cliquez sur Ajouter.

4. Saisissez un nom pour le poste.
5. Cliquez sur Créer.

Ajouter un service

Les services servent à regrouper les différents métiers qui vont apparaître dans l'Espace Citoyens.

Un service peut être instructeur de demandes ou permettre uniquement la visualisation des demandes.

1. Cliquez sur la rubrique Paramètres.

2. Dans la sous-rubrique Organisation du site, cliquez sur Services.

3. Cliquez sur Ajouter. La page Service s'ouvre, renseignez tout ou partie des onglets suivants.

Identification du service

1. Pour insérer une image représentative du service, cliquez sur :

• Depuis l'explorateur : recherchez et sélectionnez l'image concernée, puis cliquez sur Ouvrir.

• Depuis la galerie : accès à la galerie de fichiers, voir Insérer une image depuis la galerie de fichiers.

• Si l'image est trop grande, la fenêtre Retailler l'image s'ouvre.

• Faites glisser la zone de cadrage à l'aide de la souris (dans la plupart des cas cette zone peut être agrandie) et visualisez le résultat au bas de la fenêtre.

• Cliquez sur Valider. Le bouton Supprimer est alors disponible, si besoin.

2. Saisissez un code sur 10 caractères maximum pour le service.
3. Saisissez le nom du service.
4. Indiquez le ou les métiers concernés par le service en cochant la ou les cases correspondantes.

5. Vous pouvez indiquer en cochant la case correspondante que le service en cours de saisie sera le service instructeur.

Le service instructeur de chacun des métiers étant défini le plus souvent lors du paramétrage des métiers, le message suivant peut s'afficher : "Ce métier possède déjà un service instructeur. Souhaitez-vous réellement le remplacer ?".

Si vous cliquez sur Oui, le service en cours de création sera le nouveau service instructeur du métier sélectionné.

6. Saisissez au besoin des commentaires concernant le service.

Bureau

1. Saisissez tout ou partie des informations demandées.

2. Indiquez les moyens permettant de contacter le service.

Il est important de saisir une adresse de courriel pour optimiser le fonctionnement de Virtuose Agents.

Liste des agents

Les agents appartenant au service concerné sont affichés.

1. Pour accéder à la liste des agents, cliquez sur Modifier. Un message indique d'enregistrer le service en cours de saisie, cliquez sur Oui. La page Agents du service s'ouvre.
2. Au besoin ajoutez un agent au service en cliquant sur le bouton correspondant.

• Sélectionnez l'agent et le poste qu'il occupe dans les listes déroulantes.
• Par défaut, la date d'entrée est la date du jour, modifiez-la au besoin.

3. En cliquant sur , vous pouvez modifier des informations de l'agent concerné.

4. Cliquez sur Créer.

Supprimer un service

1. Cliquez sur le bouton du service à supprimer.
2. Confirmez la suppression en cliquant sur Supprimer.
3. Si le service ne peut pas être supprimé, un message vous en informe.

"Impossible de supprimer le service "NomService"

Les agents suivants font ou ont fait partie du service : NomAgents

Il est instructeur du ou des métiers suivants : NomMétiers".

Filtrer une liste

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Modifier un élément

1. Cliquez sur le bouton de l'élément à modifier.
2. Réalisez vos modifications.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Supprimer un élément

1. Cliquez sur le bouton de l'élément à supprimer.

2. Un message de confirmation de suppression s'affiche, cliquez sur Supprimer. Si un élément ne peut pas être supprimé, un message vous en informe.