Gérer votre espace personnel

Pourquoi se créer un espace personnel ?

• Les coordonnées saisies à la création de l'espace personnel sont réutilisées lors de futures demandes.
• L'accès à un espace de stockage sécurisé permet l'ajout, la modification ou la suppression de pièces justificatives pouvant être utilisées pour des demandes différentes.
• La possibilité de suivre l'état de ses différentes demandes, d'échanger par courriel avec le service au sujet d'une demande...
• De plus, certaines demandes, actualités, activités, informations pratiques ou sondages ne sont accessibles qu'aux titulaires d'un espace personnel.

Se créer un espace personnel

• Cliquez sur le bouton Créer mon espace.
• Sur la page d'accueil, cliquez sur Je crée mon espace, puis renseignez les différentes rubriques : Identité, Adresse, Moyens de contact et Authentification.
  • Les zones de saisie accompagnées d'un astérisque (*) doivent être obligatoirement renseignées.
  • Il est conseillé de saisir un maximum d'informations afin de les récupérer lors de la saisie d'une demande.
  • Le moyen de contact préféré sera systématiquement proposé à chaque nouvelle demande.
  • Si le nom d'utilisateur est déjà pris, il vous faudra en choisir un autre.
  • Un code de sécurité est à saisir. En cas de difficulté de lecture du code, cliquez sur pour l'écouter au format audio.
  • Si vous avez un compte auprès d'un service proposé sur le portail (service Enfance/Concerto Opus par exemple), indiquez votre code et votre mot de passe pour vous y connecter à partir de votre espace personnel sans avoir à vous authentifier à chaque fois.
  • Si vous avez un compte sur un ou plusieurs autres espaces, indiquez votre identifiant et votre mot de passe pour vous y connecter à partir de votre espace personnel sans avoir à vous authentifier à chaque fois.
  • Entrez le texte du contrôle de sécurité avant de valider votre saisie. Si besoin utilisez la version vocale du texte.
• Un courriel de confirmation de création et d'activation de votre espace personnel vous sera adressé.

Se connecter à votre espace personnel

• Saisissez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe, puis cliquez sur le bouton Connexion. L'écran s'ouvre Mon accueil donnant accès aux zones suivantes :
  • Mon espace : affichage de vos coordonnées et modification de votre profil.
  • Mon tableau de bord : différentes vignettes permettent d'accéder à vos éléments personnels.
  • Démarches/ Toutes les démarches : différentes vignettes permettant de saisir une démarche administrative.
  • Mise en avant d'une actualité privée.
  • Autres espaces : vignettes permettant de se connecter à d'autres espaces proposés par le service.

Demander un nouveau mot de passe

• En cas d'oubli de votre mot de passe, cliquez sur le lien J'ai oublié mon mot de passe.
• Un courriel contenant un nouveau de mot de passe vous sera adressé.

Modifier le profil de votre espace personnel

• Après connexion à votre espace personnel, cliquez sur Modifier mon profil.
• Cliquez sur Modifier mon espace.
• Modifiez selon vos besoins les rubriques Identité, Adresse, Moyens de contact.
• Pour modifier votre Authentification, cliquez sur Modifier les identifiants de mon espace personnel.

Se déconnecter

• Cliquez sur le bouton Se déconnecter.

 

• Cliquez sur la vignette correspondant au type de démarche recherché. Certaines démarches sont soumises à un quota, un message vous informe lorsque le quota est atteint.

Accéder à l'aide à la saisie d'une démarche

• Cliquez sur le lien Aide à la saisie situé en haut et à droite de l'écran. L'écran d'aide s'ouvre dans un onglet/ fenêtre dédié.

Joindre des pièces à une démarche

• Lors de la saisie de certaines démarches, il est possible d'y joindre des pièces. Dans l'étape Ma demande/Pièces jointes, cliquez sur Ajouter pour saisir une nouvelle pièce ou sur Ajouter depuis mon espace de stockage si vous avez déjà saisi des pièces dans cet espace (l'espace de stockage est disponible uniquement pour les personnes ayant un espace personnel).

Une demande peut être consultée à tout moment à partir du Tableau de bord de votre espace personnel. Cliquez sur la vignette  Suivre mes démarches

• Dans la liste de mes démarches, cliquez sur la demande à consulter. Seules les quatre dernières demandes sont disponibles ici. L'écran Suivi de la demande s'ouvre sur l'onglet Historique.

ou

• Cliquez sur Voir toutes mes demandes.
• Dans la colonne Détails de la demande à ouvrir, cliquez sur la loupe. L'écran Suivi de la demande s'ouvre sur l'onglet Historique.

Gérer le suivi

À partir de l'écran Suivi de la demande, vous pouvez accéder aux onglets suivants :

• Le demandeur : identité, adresse et moyens de contact du demandeur.
• La demande : informations sur la demande.
• Historique : liste des événements concernant la demande le service.
• Pièces jointes : liste des pièces présentes dans votre "espace de stockage". Possibilité d'en ajouter.

Annuler une demande

Dans le suivi d'une demande, il est possible de l'annuler en cliquant sur le bouton Annuler ma demande.

L'annulation est effective après la validation d'un message de confirmation.

Une demande annulée est automatiquement archivée et vous pouvez la visualiser en cliquant sur Voir toutes mes demandes archivées.

Lire vos échanges en attente

Dans la zone Mon tableau de bord, si des échanges sont en attente de lecture, une pastille indiquant leur nombre s'affiche.

• Cliquez sur la vignette Échanges à lire.
• Cliquez sur la demande concernée. L'écran Suivi de la demande s'ouvre sur l'onglet Échanges de la demande.
• Cliquez sur le lien Voir la suite pour ouvrir l'échange. L'échange passe de l'état "Non lu" à l'état "Lu".

Modifier vos coordonnées

• Cliquez sur la vignette Coordonnées.
• Sélectionnez le type de coordonnées à modifier : Changement d'adresses postales, Changement de téléphones ou Changement de courriels.
• La démarche correspondante s'ouvre.
• Pour plus d'informations, cliquez sur le lien Aide à la saisie disponible sous la durée maximum de la démarche.

Le changement de coordonnées est également disponible en sélection d'un membre de la famille, en cliquant sur la vignette correspondante, puis sur .

Voir ou ajouter des pièces justificatives

Dans la zone Mon tableau de bord, vous pouvez visualiser les pièces contenues dans votre espace de stockage et/ou en ajouter. Cet espace ne peut pas stocker plus de 10 pièces justificatives. Chacune de ces pièces pouvant contenir jusqu'à 4 fichiers.

• Cliquez sur la vignette Mon espace de stockage pour en voir le détail.
• Cliquez au besoin sur Ajouter.
• Renseignez les différents champs proposés.
• Cliquez sur Ajouter un fichier pour rechercher et sélectionner le fichier concerné. Une pièce peut contenir jusqu'à 4 fichiers (exemple : un fichier pour le recto et un fichier pour le verso d'une carte d'identité).
• Cliquez sur Valider.
• Pour modifier ou supprimer une pièce, cliquez sur les boutons correspondants. La suppression d'une pièce supprime les différents fichiers qui lui sont attachés.

Pour visualiser le contenu d'un fichier, cliquez sur celui-ci.

Voir vos actualités privées

Dans la zone Mon tableau de bord, vous pouvez accéder aux actualités privées éditées par le service. Les actualités privées ne sont accessibles qu'aux usagers ayant un espace personnel. Une pastille indiquant leur nombre s'affiche.

• Cliquez sur la vignette Mes actualités pour en voir le détail. Par défaut Toutes les actualités privées sont disponibles.
• Cliquez au besoin sur une catégorie d'actualité pour limiter le nombre d'actualités affichées.
• Cliquez sur le lien Lire la suite de l'article.

Voir les actualités publiques

Les actualités publiques sont accessibles à tout usager, qu'il soit ou non connecté à son espace personnel.

• Cliquez dans la barre de titre sur la vignette Actualités ou s'il n'est pas affiché sur Voir toutes les actualités.

 

Par défaut, toutes les actualités sont affichées. Vous pouvez limiter l'affichage en sélectionnant une catégorie d'actualités.

Voir les services

Les services sont disponibles :

• En accès public, en cliquant sur la vignette Service dans la barre de menus sur Services.
• Après connexion d'un usager à son espace personnel en cliquant dans la barre de menus sur services

 

Par défaut, toutes les services sont affichés. Vous pouvez limiter l'affichage en sélectionnant une catégorie de services.

Selon les choix effectués par le service, des services peuvent être visibles uniquement pour les usagers connectés à leur espace personnel.

Voir les informations pratiques

Les informations pratiques sont disponibles :

• En accès public, en cliquant sur la vignette Infos pratiques ou dans la barre de menus sur Infos pratiques.
• Après connexion d'un usager à son espace personnel en cliquant dans la barre de menus sur Infos pratiques.

 

Par défaut, toutes les informations pratiques sont affichées. Vous pouvez limiter l'affichage en sélectionnant une catégorie d'info pratique.

Selon les choix effectués par le service, des informations pratiques peuvent être visibles uniquement pour les usagers connectés à leur espace personnel.

Voir les sondages

Les sondages peuvent être disponibles :

• En accès public, en cliquant sur la vignette Votre avis nous intéresse ou dans la barre de menus sur Votre avis nous intéresse.
• Après connexion d'un usager à son espace personnel en cliquant dans la barre de menus sur Votre avis nous intéresse.

 

Selon les choix effectués par le service, des sondages peuvent être visibles uniquement pour les usagers connectés à leur espace personnel.

le service peut permettre d'accéder à des espaces partenaires à partir de votre espace privé

• Cliquez sur l'une des vignettes de la zone Les partenaires
• Si vous avez renseigné vos identifiants pour l'espace partenaire sélectionné lors de la création de votre espace personnel, la connexion est immédiate.
• Sinon, un lien vous donne accès à la page Modification de votre Espace usager où vous saisissez dans la zone Autres espaces/ Nom de l'espace, l'identifiant et le mot de passe fournis par la collectivité concernée.