Politique de confidentialité du Portail Famille

 

Préambule 

La Ville d'Annecy accorde une importance particulière à la protection des données à caractère personnel et au respect de la vie privée des usagers de ses services. 

La présente politique de confidentialité a pour objet de vous informer de manière claire et transparente sur les traitements de données personnelles réalisés dans le cadre de l'utilisation du Portail Famille. 

Ces traitements sont mis en œuvre conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données (RGPD) et à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés. 

Responsable de traitement : 

Ville d'Annecy 
Représentée par son Maire en exercice 
Esplanade de l'Hôtel de Ville 
BP 2305 
74011 ANNECY Cedex 

 

1. Les traitements réalisés dans le cadre du Portail Famille 

Le Portail Famille permet aux familles d'effectuer leurs démarches administratives en ligne relatives aux services de l'enfance, de l'éducation, de la jeunesse, du sport et des loisirs proposés par la Ville d'Annecy.  

Les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre peuvent être regroupés selon les catégories suivantes: 

 

a. Gestion du compte usager et du dossier famille 

Ces traitements permettent : 

• La création et la gestion du compte usager; 
• L’authentification et la gestion des accès au portail; 
• La constitution et la mise à jour du dossier administratif de la famille; 
• La gestion des responsables légaux et des personnes autorisées à récupérer les enfants; 
• Le dépôt et la vérification des pièces justificatives.

b. Gestion de la tarification et du quotient familial

Ces traitements permettent :

• Le calcul et la mise à jour du quotient familial (QF); 
• L’instruction des demandes de tarification adaptée; 
• La collecte et la vérification des justificatifs de revenus et de situation familiale; 
• L’application des tarifs correspondant à la situation de la famille.  

c. Gestion des inscriptions aux services municipaux 

Ces traitements permettent : 

• La gestion des inscriptions scolaires; 
• La gestion des inscriptions à la restauration scolaire; 
• La gestion des inscriptions aux accueils périscolaires; 
• La gestion des inscriptions aux centres de loisirs municipaux; 
• La gestion des inscriptions aux accueils adolescents; 
• La gestion des inscriptions aux activités sportives municipales.  

d. Gestion des réservations et de la fréquentation 

Ces traitements permettent : 

• La réservation des prestations et activités; 
• La modification ou l'annulation des réservations; 
• Le suivi de la fréquentation des enfants aux différents services; 
• La gestion des capacités d'accueil et des listes d'attente.

e. Gestion de la santé et de la sécurité des enfants 

Lorsque cela est nécessaire à l'accueil de l'enfant, ces traitements permettent : 

• La prise en compte des allergies et intolérances alimentaires; 
• La gestion des projets d'accueil individualisés (PAI); 
• La prise en compte de restrictions ou recommandations médicales; 
• La mise en œuvre des mesures nécessaires à la sécurité et à la protection des enfants accueillis.  

f. Gestion administrative et financière 

Ces traitements permettent : 

• L’établissement des factures relatives aux prestations consommées; 
• Le suivi des paiements; 
• La gestion des paiements en ligne; 
• Le suivi des impayés; 
• La gestion des procédures de recouvrement et des éventuels contentieux.  

g. Gestion de la relation avec les familles 

Ces traitements permettent : 

• Le traitement des demandes adressées à la collectivité; 
• La gestion des réclamations; 
• L’information des familles sur le fonctionnement des services; 
• L’envoi de notifications relatives aux inscriptions, réservations ou factures.  

h. Gestion technique et sécurisation du portail 

Ces traitements permettent : 

• La sécurisation des accès au portail;
• La gestion des habilitations; 
• La conservation des journaux de connexion; 
• La détection et la prévention des utilisations frauduleuses; 
• L’administration et la maintenance de la plateforme.  

 

2. Données susceptibles d'être collectées 

Les données collectées sont strictement nécessaires à la gestion de ces services et à l'exécution des missions d'intérêt public assurées par la collectivité. 

Selon les démarches réalisées, les données suivantes peuvent être traitées : 

 

Données relatives au responsable légal 

• Nom et prénom; 
• Adresse postale; 
• Adresse électronique; 
• Numéros de téléphone; 
• Situation familiale; 
• Numéro d'allocataire CAF ou MSA lorsque nécessaire. 

 

Données relatives à l'enfant 

• Nom et prénom; 
• Date et lieu de naissance; 
• Établissement scolaire fréquenté; 
• Classe; 
• Informations relatives aux personnes autorisées à venir chercher l'enfant. 

 

Données particulières 

Lorsque cela est nécessaire à la prise en charge de l'enfant : 

• Allergies alimentaires; 
• Contre-indications médicales; 
• Informations de santé strictement nécessaires à l'accueil de l'enfant dans les services municipaux. 

 

Données financières 

• Quotient familial; 
• Informations relatives à la facturation; 
• Historique des paiements. 

 

Données techniques 

• Identifiant de connexion; 
• Journaux de connexion; 
• Traces techniques liées à la sécurité du portail. 

 

3. Finalités et bases légales des traitements 

 

4. Destinataires des données 

Les données sont accessibles, dans la limite de leurs attributions : 

• Aux agents habilités de la Ville d'Annecy ; 
• Aux agents habilités du CCAS le cas échéant ; 
• Aux services scolaires, périscolaires et petite enfance concernés ; 
• À la Direction des Finances ; 
• Au comptable public de la Direction Générale des Finances Publiques ; 
• Aux prestataires agissant pour le compte de la collectivité dans le cadre d'un contrat de sous-traitance conforme au RGPD ; 
• Aux autorités légalement habilitées lorsque la réglementation l'exige. 

Les données ne font l'objet d'aucune cession ou utilisation commerciale. 

 

5. Durées de conservation 

Les données sont conservées pendant une durée conforme : 

• Aux obligations légales applicables aux collectivités territoriales ; 
• Aux règles de prescription comptable et contentieuse ; 
• Aux obligations en matière d'archives publiques. 

À titre indicatif : 

 

Catégorie de données	Durée de conservation
Compte usager actif	Pendant la durée d'utilisation du service
Dossier famille	Durée de fréquentation puis archivage selon les obligations réglementaires
Données de facturation	Selon les durées légales applicables à la comptabilité publique
Journaux de connexion	Durée limitée nécessaire à la sécurité du système
Données relatives aux paiements	Selon les obligations comptables et financières applicables

 

Les durées précises sont définies dans le référentiel de gestion documentaire et d'archivage de la collectivité. 

 

6. Transferts de données hors Union européenne 

Les données sont hébergées au sein de l'Union européenne. 

Dans l'hypothèse où certains prestataires seraient amenés à traiter des données hors de l'Union européenne, ces transferts seraient encadrés conformément aux dispositions du RGPD. 

 

7. Quels sont vos droits et comment les exercer? 

Conformément au RGPD, vous disposez : 

• D’un droit à l'information ; 
• D’un droit d'accès à vos données ; 
• D’un droit de rectification ; 
• D’un droit à l'effacement dans les conditions prévues par le RGPD ; 
• D’un droit à la limitation du traitement ; 
• D’un droit d'opposition lorsque celui-ci est applicable ; 
• Du droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès. 

Certains droits peuvent être limités lorsque la collectivité est tenue de conserver les données pour respecter une obligation légale ou assurer une mission d'intérêt public. 

Comment exercer vos droits ? 

Vous pouvez exercer vos droits auprès du Délégué à la protection des données : 

Par courrier : 

Ville d'Annecy 
À l'attention du Délégué à la protection des données 
Esplanade de l'Hôtel de Ville 
BP 2305 
74011 ANNECY Cedex 

Par courriel : 

donnees.personnelles@annecy.fr 

 

Afin de garantir la confidentialité des données, un justificatif d'identité pourra être demandé lorsque cela est nécessaire. 

La collectivité répond dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande, conformément aux dispositions du RGPD. 

 

Réclamation auprès de la CNIL 

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) : 

www.cnil.fr 

 

8. Sécurité des données 

La Ville d'Annecy met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la sécurité, l'intégrité et la confidentialité des données personnelles traitées via le Portail Famille. 

L'accès aux données est limité aux seules personnes habilitées dans le cadre de leurs missions. 

 

9. Cookies et traceurs 

Le Portail Famille utilise uniquement les cookies et traceurs strictement nécessaires à son fonctionnement, à son authentification et à sa sécurisation. 

Lorsque des cookies de mesure d'audience ou d'autres services facultatifs sont utilisés, leur dépôt est réalisé conformément à la réglementation applicable et aux choix exprimés par l'utilisateur via le gestionnaire de consentement. 

 

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