GUIDE RELATIF A LA PROTECTION DE VOS DONNEES PERSONNELLES

Edito

La Ville de Gennevilliers est amenée à collecter et à traiter des données personnelles vous concernant ainsi que vos enfants.

Le Règlement Général sur la Protection des Données, dit « RGPD », vient renforcer le contrôle exercé par les citoyens sur leurs données personnelles.

C’est dans ce cadre que l’équipe municipale souhaite vous témoigner son engagement total en matière de protection de vos données personnelles, vecteur de confiance essentiel entre la Ville et ses usagers.

A travers ce guide, la Ville de Gennevilliers souhaite vous fournir toutes les informations utiles sur la protection de vos données personnelles et les droits dont vous disposez.

En particulier, ce guide a pour objectif de vous délivrer une information claire et transparente sur les points suivants : quelles données personnelles sont traitées ? à quelles fins ? par qui ? comment ? pendant combien de temps ? etc.

En parallèle, ce guide a pour objectif de faciliter vos démarches pour exercer vos droits concernant vos données personnelles auprès de la Ville en détaillant chacun d’entre eux.

Ville de Gennevilliers

 

1. Pourquoi traitons-nous vos données ?

La Ville traite vos données pour notamment :

- gérer la scolarisation en école maternelle et élémentaire de vos enfants ;

- gérer leur inscription et leur accueil aux activités périscolaires et extrascolaires ;

- leur permettre de bénéficier du service de restauration scolaire et extrascolaire et des transports scolaires ;

- organiser l’accueil collectif de mineurs ;

- vous tenir informés de la vie municipale.

Ces services rentrent dans le cadre des missions de service public de la Ville.

 

2. Qui a accès à vos données ?

Vos données personnelles sont communiquées uniquement à des personnes habilitées.

Les personnes qui peuvent avoir communication de vos données sont :

- les agents habilités de la Ville ;

- Le département ;

- La région ;

- L’Etat ;

- Nos éventuels sous-traitants ;

- La Caisse des allocations familiales (CAF) et autres partenaires institutionnels.

 

3. Transférons-nous vos données en dehors de l’Union Européenne ?

La Ville ne transfère pas vos données en dehors de l’Union européenne.

Un transfert ne pourra être réalisé par la Ville que dans des situations particulières (par exemple, obtention de votre consentement) ou après avoir pris les mesures nécessaires et adéquates pour assurer un niveau de protection et de sécurité des données personnelles équivalent à celui existant en Europe, ce dont la Ville vous informerait préalablement.

 

4. Combien de temps conservons-nous vos données ?

La Ville fait en sorte que les données ne soient conservées que pendant une durée nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Les données personnelles collectées pour les finalités visées ci-dessus ainsi que les pièces justificatives ne sont pas conservées au-delà de la durée de notamment :

- la scolarisation de l'élève dans une école de la Ville ;

- l'année scolaire pour le contrôle de l'obligation légale de scolarisation ;

- l'inscription de l'enfant à une activité périscolaire, extrascolaire, à la restauration scolaire ou extrascolaire, à un transport scolaire ;

- l'inscription de l'enfant dans un établissement ou service d'accueil des enfants de moins de six ans ;

- l'instruction du dossier pour les préinscriptions à une structure ou une activité à laquelle il n'a pas été donné suite ;

- ou, pour les services payants, de celle nécessaire au recouvrement des sommes dues.

 

A l'issue de cette durée, peuvent seules être conservées, de manière intermédiaire, les données strictement pertinentes pour l’une des raisons suivantes :

- à des fins de preuve, en cas de contentieux, tant que les délais d'exercice des différentes actions en justice ne sont pas épuisés ;

- à des fins de preuve, en cas de contrôle par des organismes habilités du respect, par la Ville de Gennevilliers, de ses obligations ;

- en cas de réouverture et remise à jour du dossier d'un usager, sans qu'une telle conservation ne puisse excéder une durée de douze mois.

A l'expiration de ces périodes, les données sont supprimées de manière sécurisée ou archivées à titre définitif.

 

5. Quels sont vos droits ?

La Ville est particulièrement soucieuse du respect des droits qui vous sont accordés dans le cadre des traitements de données qu’elle met en œuvre.

 

Votre droit d’accès. Ce droit vous permet d’obtenir la confirmation que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées et lorsqu’elles le sont, d’en obtenir une copie et des informations concernant notamment :

- les finalités du traitement ;

- les catégories de données personnelles concernées ;

- lorsque cela est possible, la durée de conservation des données personnelles envisagée ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;

- l’existence du droit de demander au responsable du traitement la rectification ou l’effacement de vos données personnelles, du droit de demander une limitation du traitement de vos données personnelles, du droit de vous opposer à ce traitement ;

- le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;

- des informations relatives à la source des données quand elles ne sont pas collectées directement auprès des personnes concernées.

 

Votre droit à la rectification de vos données. Vous pouvez nous demander à ce que vos données personnelles soient, selon les cas, rectifiées ou complétées si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées.

 

Votre droit à l’effacement de vos données. Vous pouvez nous demander l’effacement de vos données personnelles dans certains cas.

Votre attention est attirée sur le fait que le droit à l’effacement des données n’est pas un droit général et qu’il ne pourra y être fait droit que si un des motifs prévus dans la réglementation applicable est présent.

Ainsi, si aucun de ces motifs n’est présent, la Ville ne pourra répondre favorablement à votre demande.

La ville ne pourra notamment pas faire droit à votre demande si elle est tenue de conserver les données en raison d’une obligation légale ou réglementaire ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

 

Votre droit à la limitation des traitements de données. Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans les cas prévus par la législation et la réglementation.

 

Votre droit de vous opposer aux traitements de données.

Vous disposez du droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de vos données personnelles dont la base juridique est la mission d’intérêt public par la Ville.

En cas d’exercice d’un tel droit d’opposition, nous veillerons à ne plus traiter vos données personnelles dans le cadre du traitement concerné sauf si nous avons des motifs légitimes et impérieux pour maintenir ce traitement. Ces motifs devront être supérieurs à vos intérêts et à vos droits et libertés, ou le traitement se justifier pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

Dans le cas de prospection par voie de courrier électronique (Courriel, SMS, MMS), la Ville pourra y recourir si vous avez donné votre accord au moment de la collecte ou si vous ne vous y êtes pas opposé selon les cas. Vous pourrez à tout moment vous y opposer par le lien se trouvant dans le courriel qui vous a été envoyé ou en envoyant stop au numéro figurant dans le message reçu par SMS ou MMS.

 

Votre droit à la portabilité de vos données. Vous disposez du droit à la portabilité de vos données personnelles. Ce droit permet à une personne de récupérer les données la concernant traitées par un organisme, pour son usage personnel ou de transférer ses données personnelles d’un organisme à un autre. Nous attirons votre attention sur le fait qu’il ne s’agit pas d’un droit général. En effet, toutes les données ne sont pas portables et ce droit ne concerne que les traitements automatisés à l’exclusion des traitements manuels ou papiers.

Ce droit est limité aux traitements dont la base juridique est votre consentement ou l’exécution des mesures précontractuelles ou d’un contrat.

Ce droit n’inclut ni les données dérivées ni les données inférées, qui sont des données personnelles créées par la Ville.

Les données sur lesquelles peut s’exercer ce droit sont :

- uniquement vos données personnelles, ce qui exclut les données personnelles anonymisées oules données qui ne vous concernent pas ;

- les données personnelles déclaratives ainsi que les données personnelles de fonctionnement évoquées précédemment.

Le droit à la portabilité ne peut pas porter atteinte aux droits et libertés de tiers.

Vous pouvez demander la portabilité des données selon la procédure définie ci-dessous en précisant si vous souhaitez les recevoir vous-même ou si cela est techniquement possible pour nous, que nous les transmettions directement à un autre responsable de traitement.

Dans ce dernier cas, vous veillerez à nous indiquer la dénomination exacte de ce responsable, ses coordonnées ainsi que le service ou la personne qui devrait en être destinataire. Afin de faciliter l’exercice de ce droit vous devrez informer ce destinataire de votre demande auprès de nos services.

 

Votre droit de retirer votre consentement. Lorsque les traitements de données que nous mettons en œuvre sont fondés sur votre consentement, vous pouvez le retirer à n’importe quel moment. Nous cessons alors de traiter vos données personnelles sans que les opérations antérieures pour lesquelles vous aviez consenti ne soient remises en cause.

 

Votre droit d’introduire un recours. Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Cnil.

 

Votre droit de définir des directives post-mortem. Vous disposez du droit de formuler des directives spécifiques et générales concernant la conservation, l’effacement et la communication des données post-mortem vous concernant. En ce qui concerne les directives générales, elles devront être adressées à un tiers qui sera désigné par décret.

 

Les modalités d’exercice de vos droits. Les demandes relatives à l’exercice de vos droits s’effectuent à l’adresse postale suivante : Ville de Gennevilliers, à l’attention du délégué à la protection des données,177, avenue Gabriel-Péri 92230 Gennevilliers ou à l’adresse électronique suivante : dpo@ville-gennevilliers.fr.

 

Notre délégué à la protection des données. Le Délégué à la protection des données de la Ville de Gennevilliers est le cabinet Lexing Alain Bensoussan Avocats dont l’adresse de courrier électronique est : dpo@ville-gennevilliers.fr. Vous pouvez le contacter pour de plus amples informations sur notre politique de protection des données.

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