Aide

Gérer votre espace personnel

Pourquoi se créer un espace personnel ?

  • Les coordonnées saisies à la création de l'espace personnel sont réutilisées lors de futures demandes.
  • L'accès à un espace de stockage sécurisé permet l'ajout, la modification ou la suppression de pièces justificatives pouvant être utilisées pour des demandes différentes.
  • La possibilité de suivre l'état de ses différentes demandes, d'échanger par courriel avec la mairie au sujet d'une demande...
  • De plus, les demandes d'inscription concernant l'enfance ne sont accessibles qu'aux titulaires d'un espace personnel.

Se créer un espace personnel

  • Cliquez sur le bouton Créer mon espace.
  • Sur la page d'accueil, cliquez sur Je crée mon espace, puis renseignez les différentes rubriques : Identité, Adresse, Moyens de contact et Authentification.
    • Les zones de saisie accompagnées d'un astérisque (*) doivent être obligatoirement renseignées.
    • Il est conseillé de saisir un maximum d'informations afin de les récupérer lors de la saisie d'une demande.
    • Si le nom d'utilisateur est déjà pris, il vous faudra en choisir un autre.
    • Un code de sécurité est à saisir. En cas de difficulté de lecture du code, cliquez sur pour l'écouter au format audio.
    • Si vous êtes connu du service Enseignement Enfance Animation Jeunesse, vous avez reçu une clé d'activation qu'il faudra renseigner. Si vous ne l'avez pas reçue, contactez le service.
    • Entrez le texte du contrôle de sécurité avant de valider votre saisie. Si besoin utilisez la version vocale du texte.
  • Un courriel de confirmation de création et d'activation de votre espace personnel vous sera adressé.

Se connecter à votre espace personnel

  • Saisissez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe, puis cliquez sur le bouton Connexion. Vous avez alors accès aux zones suivantes :
    • Mes informations : affichage de vos coordonnées et modification de votre profil.
    • Mon tableau de bord : différentes icônes permettent d'accéder à vos éléments personnels.
    • Démarches familles disponibles / Autres démarches / Toutes les démarches : différentes icônes permettent de saisir une démarche administrative.

Demander un nouveau mot de passe

  • En cas d'oubli de votre mot de passe, cliquez sur le lien J'ai oublié mon mot de passe.
  • Un courriel contenant un nouveau de mot de passe vous sera adressé.

Modifier son profil et ses identifiants

  • Après connexion à votre espace personnel, cliquez sur Mon profil.
  • Cliquez sur Je modifie mon espace.
  • Modifiez selon vos besoins les rubriques Identité, Adresse, Moyens de contact.
  • Pour modifier vos identifiants, cliquez sur Mes identifiants

Se déconnecter

  • Cliquez sur le bouton Se déconnecter.

Saisir une démarche en dehors d'un espace personnel

En se connectant à l'espace Démarches sans utiliser d'espace personnel, vous pouvez accéder aux démarches, activités, informations ou sondages que la mairie souhaite rendre disponibles à tous.

Mais pour accéder à tous les éléments mis en ligne par la mairie, il est indispensable de créer votre espace personnel.

Accéder aux démarches ouvertes à tous

Attention certaines démarches :

  • nécessitent obligatoirement la création d'un espace personnel, elles se caractérisent par la présence d'un cadenas,
  • sont soumises à un quota, un message vous informe lorsque le quota est atteint.

 

  • Cliquez sur l'icône Toutes les démarches pour accéder à l'ensemble des démarches accessibles sans espace personnel.
  • Cliquez sur l'icône correspondant à la thématique recherchée, puis cliquez sur la démarche à effectuer.

ou

  • Saisissez un mot-clé caractérisant la démarche recherchée dans la zone Votre recherche, cliquez sur la loupe pour afficher le résultat de la recherche, puis cliquez sur la démarche à effectuer.
  • Renseignez ou consultez les différentes étapes de la démarche : La démarche, Mon rendez-vous (étape optionnelle), Mes informations, Ma demande et Le récapitulatif avant de valider votre démarche.
  • Un message vous informe de la prise en compte de votre demande.

La demande est visible en cliquant sur la loupe. Vous accédez alors à l'écran Suivi de la demande. Pour le suivi d'une demande voir...

  • Un courriel d'accusé de réception vous est adressé avec un lien permettant de suivre votre demande.

Annuler la demande

Dans l'écran de Suivi de la demande, il est possible d'annuler la demande en cliquant sur le bouton Annuler ma demande.

L'annulation est effective après la validation d'un message de confirmation.

Rattacher la demande à votre espace personnel

Si vous avez un espace personnel et que la demande a été saisie en dehors de celui-ci, vous pouvez la rattacher à votre espace en utilisant le bouton Rattacher cette demande à mon espace personnel.

Saisir une démarche grâce à votre espace personnel

Selon le paramétrage défini par la mairie, certaines démarches peuvent être affichées directement sur la page Mon accueil où elles sont alors immédiatement accessibles.

  • Cliquez sur l'icône Toutes les démarches, puis sur l'icône correspondant au type de démarche recherché. Certaines démarches sont soumises à un quota, un message vous informe lorsque le quota est atteint.

Accéder à un type de démarche

  • Cliquez sur l'icône de la thématique recherchée, puis cliquez sur la démarche à effectuer.

ou

  • Saisissez un terme caractérisant la démarche recherchée dans la zone Votre recherche, cliquez sur la loupe pour afficher le résultat de la recherche, puis cliquez sur la démarche à effectuer.
  • Renseignez ou consultez les différentes étapes de la démarche : La démarche, Mes informations, Ma demande et Le récapitulatif avant de valider votre démarche.

Accéder à l'aide à la saisie d'une démarche

  • Cliquez sur le lien Aide à la saisie situé en haut et à droite de l'écran. L'écran d'aide s'ouvre dans un onglet/ fenêtre dédié.

 

Ajouter des pièces justificatives à une démarche

 

Certaines démarches nécessitent de joindre des justificatifs. Ceux-ci peuvent être scannés ou pris en photo avec un appareil photo numérique ou un smartphone.

 

Voici la marche à suivre pour les joindre :

  • Cliquer sur le bouton Ajouter en bas du formulaire de la démarche

>> La fenêtre « Ajout d’une pièce jointe » s’ouvre

  • Sélectionner le type de pièce avec le menu déroulant

Ex : livret de famille

  • Cliquer sur « Ajouter un fichier »
  • Sélectionner le fichier sur votre ordinateur

NB : Si la pièce a plusieurs fichiers (une carte d’identité recto et verso, par exemple), cliquer de nouveau sur « Ajouter un fichier » pour sélectionner le deuxième élément sur votre ordinateur.

  • Cliquer sur le bouton « Valider »

 

  • Pour joindre un deuxième type de pièce, renouveler l’opération, en pensant bien à sélectionner le type (carnet de santé, justificatif de domicile, etc.) dans le menu déroulant.

Un aperçu de vos pièces apparaît, celles-ci sont classées par type de pièce, ce qui vous permet de vérifier que vous les avez bien téléversées.

 

Une fois toutes vos pièces versées, vous pouvez cliquer sur « Aller à l’étape 2 »

 

Ajouter une pièce plus tard

 

Si vous n'avez pas réussi à joindre toutes vos pièces ou que le service instructeur vous demande d'en renvoyer une :

  • Cliquer sur l'icône « Suivi de mes demandes »

  • Cliquer sur la demande pour laquelle vous souhaitez ajouter une pièce

  • Cliquer sur l'icône « Pièces jointes » (en bas à gauche)

 

  • Cliquer sur « Ajouter »

 

« Mes pièces justificatives » : votre espace de stockage

 

Lorsque vous avez un compte personnel, vous disposez automatiquement d'un espace dans lequel vous pouvez verser et conserver des pièces justificatives. Vous pouvez ensuite les joindre à une démarche très facilement, et depuis n'importe quel ordinateur ou smartphone.

Les données ou documents conservés dans cet espace de stockage restent de votre responsabilité exclusive. Son utilisation ne vous exonère pas de la conservation de tout document que vous auriez pu y déposer.

Vous seul-e avez accès à cet espace.

  • Pour enregistrer directement une pièce justificative dans cet espace, cliquez sur « Mes pièces justificatives » depuis votre tableau de bord (accueil) puis sur « Ajouter »
  • Pour joindre une pièce justificative présente dans cet espace à la fin d'une démarche en ligne,

cliquez sur « Ajouter à partir de mon espace de stockage »

 
Bon à savoir :

Vous pouvez enregistrer une pièce justificative dans votre espace de stockage au moment où vous la joignez à une démarche. Pour cela,

  • Cochez la case « Dupliquer cette pièce dans mon espace de stockage » avant de valider ; elle sera alors disponible dans votre espace personnel pour des démarches ultérieures.

 

 

 

Suivre la progression d'une demande

Une demande peut être consultée à tout moment à partir du Tableau de bord de votre espace personnel. Cliquez sur l'icône Dernières demandes.

  • Dans la liste des Dernières demandes effectuées, cliquez sur la demande à consulter. Seules les quatre dernières demandes sont disponibles ici. L'écran Suivi de la demande s'ouvre sur l'onglet Historique.

ou

  • Cliquez sur Voir toutes mes demandes.
  • Dans la colonne Détails de la demande à ouvrir, cliquez sur la loupe. L'écran Suivi de la demande s'ouvre sur l'onglet Historique.

Gérer le suivi

A partir de l'écran Suivi de la demande, vous pouvez accéder aux onglets suivants :

  • Le demandeur : identité, adresse et moyens de contact du demandeur.
  • La demande : informations sur la demande.
  • Historique : liste des événements concernant la demande.
  • Echanges : liste des échanges liés à la demande entre vous et la mairie. Cet onglet est optionnel, il dépend du paramétrage de la demande par la mairie.
  • Pièces jointes : liste des pièces présentes dans votre "espace de stockage". Possibilité d'en ajouter.
  • Rendez-vous : liste des rendez-vous planifiés. Possibilité de les modifier ou de les annuler. Si pour le type de demande le rendez-vous n'est pas obligatoire, possibilité d'ajouter un rendez-vous. Cet onglet est optionnel, il ne s'affiche que si un rendez-vous est planifié (obligatoire ou non) pour la demande sélectionnée.

Historique

  • Icônes caractérisant les événements de l'historique :
    • : Opération sur la demande.
    • : Pièce jointe.
    • : Echange.
    • : Rendez-vous.

Echanges

Vous pouvez consulter vos échanges avec la mairie et/ou saisir un nouvel échange.

Une pastille affichée sur l'onglet Echanges indique le nombre de messages non lus.

  • Cliquez sur Ajouter un échange. Ce bouton n'est pas systématiquement disponible. Cela dépend du paramétrage de la demande par la mairie.
  • Saisissez dans la zone Votre nouveau message le texte d'un échange à adresser à la mairie, puis cliquez sur le bouton Ajouter.
  • Icônes caractérisant les échanges :
    • : Message du citoyen vers la mairie.
    • : Message de la mairie vers le citoyen.
    • : Le message a été a lu.
    • : Le message n'a pas été lu.

Pièces jointes

Vous pouvez accéder aux pièces jointes à la demande afin de les modifier, de les supprimer ou de les copier dans votre espace de stockage en cliquant sur les boutons correspondants et/ou ajouter une nouvelle pièce.

  • Cliquez sur le bouton Ajouter pour joindre une pièce à la demande affichée.
  • Renseignez les différents champs proposés.
  • Cliquez sur Ajouter un fichier pour rechercher et sélectionner le fichier concerné. Une pièce peut contenir jusqu'à 4 fichiers (exemple : un fichier pour le recto et un fichier pour le verso d'une carte d'identité).
  • Cochez la case Dupliquer cette pièce dans mon espace de stockage si celle-ci peut être utilisée pour une autre demande. L'espace de stockage peut contenir au maximum 10 pièces justificatives.
  • Cliquez sur Valider.

ou

  • Si la pièce existe déjà dans votre "espace de stockage", cliquez sur Ajouter depuis mon espace de stockage.
  • Cochez la ou les pièces concernées, puis cliquez sur Valider.

Pour visualiser le contenu d'un fichier, cliquez sur celui-ci.

Rendez-vous

Vous pouvez accéder aux rendez-vous planifiés afin de les modifier ou de les annuler en cliquant sur les boutons correspondants.

  • Cliquez sur le bouton Modifier. Le jour et l'heure du rendez-vous planifié sont rappelés à droite de la fenêtre Liste des rendez-vous disponibles;
  • Utilisez les flèches pour vous déplacer dans le calendrier.
  • Sélectionnez un nouveau créneau de rendez-vous, son détail s'affiche.
  • Cliquez sur Valider. Le rendez-vous modifié s'affiche comme Annulé.

Annuler une demande

Dans le suivi d'une demande, il est possible de l'annuler en cliquant sur le bouton Annuler ma demande.

L'annulation est effective après la validation d'un message de confirmation.

Une demande annulée est automatiquement archivée et vous pouvez la visualiser en cliquant sur Voir toutes mes demandes archivées.

Gérer votre tableau de bord

Lire vos échanges en attente

Dans la zone Mon tableau de bord, si des échanges sont en attente de lecture, une pastille indiquant leur nombre s'affiche.

  • Cliquez sur l'icône Echanges à lire.
  • Cliquez sur la demande concernée. L'écran Suivi de la demande s'ouvre sur l'onglet Echanges de la demande.
  • Cliquez sur le lien Voir la suite pour ouvrir l'échange. L'échange passe de l'état "Non lu" à l'état "Lu".

 

Modifier vos coordonnées

 

  • Cliquez sur l'icône  Coordonnées.
  • Sélectionnez le type de coordonnées à modifier : Changement d'adresses postales, Changement de téléphones ou Changement de courriels.
  • La démarche correspondante s'ouvre.
  • Pour plus d'informations, cliquez sur le lien Aide à la saisie disponible sous la durée maximum de la démarche.

Le changement de coordonnées est également disponible en sélection d'un membre de la famille, en cliquant sur l'icône correspondante, puis sur .

Voir ou ajouter des pièces justificatives

Dans la zone Mon tableau de bord, vous pouvez visualiser les pièces contenues dans votre espace de stockage et/ou en ajouter. Cet espace ne peut pas stocker plus de 10 pièces justificatives. Chacune de ces pièces pouvant contenir jusqu'à 4 fichiers.

  • Cliquez sur l'icône Mes pièces pour en voir le détail.
  • Cliquez au besoin sur Ajouter.
  • Renseignez les différents champs proposés.
  • Cliquez sur Ajouter un fichier pour rechercher et sélectionner le fichier concerné. Une pièce peut contenir jusqu'à 4 fichiers (exemple : un fichier pour le recto et un fichier pour le verso d'une carte d'identité).
  • Cliquez sur Valider.
  • Pour modifier ou supprimer une pièce, cliquez sur les boutons correspondants. La suppression d'une pièce supprime les différents fichiers qui lui sont attachés.

Pour visualiser le contenu d'un fichier, cliquez sur celui-ci.

Voir vos actualités privées

Dans la zone Mon tableau de bord, vous pouvez accéder aux actualités privées éditées par la mairie. Les actualités privées ne sont accessibles qu'aux citoyens ayant un espace personnel. Une pastille indiquant leur nombre s'affiche.

  • Cliquez sur l'icône Mes actualités pour en voir le détail. Par défaut Toutes les actualités privées sont disponibles.
  • Cliquez au besoin sur une catégorie d'actualité pour limiter le nombre d'actualités affichées.
  • Cliquez sur le lien Lire la suite de l'article.

Accéder aux autres éléments

Voir les actualités publiques

Les actualités publiques sont accessibles à tout citoyen, qu'il soit ou non connecté à son espace personnel.

  • Cliquez dans la barre de titre sur le bouton Actualités ou s'il n'est pas affiché sur Voir toutes les actualités.

 

Par défaut, toutes les actualités sont affichées. Vous pouvez limiter l'affichage en sélectionnant une catégorie d'actualités.

 

Voir les informations pratiques

 

Les informations pratiques sont disponibles :

  • En accès public, en cliquant sur l'icône Infos pratiques ou dans la barre de menus sur Infos pratiques.
  • Après connexion d'un citoyen à son espace personnel en cliquant dans la barre de menus sur Infos pratiques.

 

Par défaut, toutes les informations pratiques sont affichées. Vous pouvez limiter l'affichage en sélectionnant une catégorie d'info pratique.

Selon les choix effectués par la mairie, des informations pratiques peuvent être visibles uniquement pour les citoyens connectés à leur espace personnel.

 

 

 

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