POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES
1. INFORMATIONS RELATIVES AUX TRAITEMENTS DE VOS DONNEES PERSONNELLES
1.1. Préambule
Le présent document a pour objet de préciser les modalités de mise en œuvre des traitements de données personnelles effectués dans le cadre du Service.
Une donnée personnelle désigne toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres.
Un traitement désigne toute opération ou ensemble d’opérations portant sur des données personnelles et effectuées quel que soit le procédé utilisé, automatisé ou non (collecte, enregistrement, organisation, structuration, conservation, adaptation ou modification, extraction, consultation, utilisation, communication, interconnexion etc.).
Le responsable de traitement est la personne morale (entreprise, commune, etc.) ou physique qui détermine les finalités et les moyens d’un traitement, c’est-à-dire l’objectif et la façon de le réaliser.
La Collectivité s’engage à respecter les dispositions de la loi n°78-17 « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée et le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016, dénommé « Règlement général sur la protection des données » (RGPD) s’agissant des traitements de données personnelles réalisés (RGPD : de quoi parle-t-on ? | CNIL).
1.2. Information générale
Les démarches en ligne proposées par le Service sont des traitements de données personnelles effectués par la Ville de Nevers.
Le responsable de traitement est le Maire.
La nature facultative ou obligatoire des données à communiquer à la Collectivité dans le cadre du Service est indiquée à l’Usager. A défaut de fourniture de l’ensemble des données mentionnées comme obligatoires, votre demande ne pourra pas être traitée.
L’Usager peut choisir de supprimer toutes les informations de son compte en le supprimant.
Par mesure de sécurité, à échéance de 12 mois de non-utilisation en continu de son compte citoyen, l’espace de stockage ainsi que les données personnelles de l’Usager seront effacées automatiquement. Cette mesure interviendra après deux alertes préalables.
1.3. Traitements mis en œuvre dans le cadre du Service
Traitements de données personnelles ou Formulaires de collecte de données personnelles | Finalités du traitement | Bases légales du traitement | Durées de conservation des données* |
Création du Compte citoyen | Gestion de l’identification de l’usager | Mission d’intérêt public | - 12 mois si non-utilisation continue du compte citoyen - ou jusqu’à demande de suppression du compte par l’usager - ou au déménagement de la famille de la commune |
Journalisation des opérations de consultation, création, mise à jour et suppression des données | Traçabilité des actions afin de pouvoir identifier un accès frauduleux ou une utilisation abusive de données personnelles, ou de déterminer l’origine d’un incident | Mission d’intérêt public | 6 mois |
Constitution de mon dossier administratif | Recueillir en une fois toutes les pièces nécessaires | Mission d’intérêt public | 2 ans à compter de la fin de la scolarisation de l’enfant |
Inscription scolaire | Inscrire un enfant à l’école maternelle ou primaire | Mission d’intérêt public | Toute la durée de la scolarisation de l'élève |
Demande de dérogation scolaire | Demander une dérogation sur le lieu d’affectation scolaire | Mission d’intérêt public
| Toute la durée de l’instruction du dossier |
Séjours scolaires | Gestion de la participation de votre enfant à la classe découverte organisée par son école en lien avec les services municipaux | Mission d’intérêt public | Toute la durée de l’inscription de l’enfant |
Inscription activités périscolaires | Inscrire un enfant aux activités périscolaires | Mission d’intérêt public | Toute la durée de la l'inscription de l'enfant |
Vaccination / Fiche sanitaire | Donner les informations obligatoires liées à l’état de santé de l’enfant | Article 9.2.h du RGPD : traitements nécessaires aux fins de la prise en charge sanitaire sur la base du droit national (obligation légale) :
- Données relatives à l’état vaccinal obligatoire, à jour, de l’enfant (article L.3111-2 du code de la santé publique) - Fiche sanitaire (arrêté du 20 février 2003 relatif au suivi sanitaire des mineurs, article R.227-7 du Code de l’action sociale et des Familles) | Toute la durée de l’inscription de l’enfant |
Informations concernant une prise en charge spécifique (à l'exclusion de toute information relative à la nature du handicap ou des pathologies) : 1. Présence d’un handicap nécessitant une prise en charge particulière ou une adaptation des conditions d’accueil, ainsi que les mesures de prise en charge ou d’adaptation retenue 2. Mise en place d’un plan d’accueil individualisé (PAI) 3. Mise en place d’un projet personnalisé de scolarisation (PPS) | Recueil d’informations spécifiques pour la prise en charge d’enfant avec des besoins particuliers | Article 9.2.a du RGPD : Consentement | Toute la durée de la l'inscription de l'enfant ou jusqu’au retrait du consentement |
Informations de santé sans caractère obligatoire (autres informations relatives à la prise en charge sanitaire et psychologique) | Donner des informations sur les allergies ou pathologies nécessitant une prise en charge particulière ou une adaptation des conditions d'accueil que les représentants légaux de l'enfant souhaiteraient porter à la connaissance du personnel encadrant et qui ne sont pas de nature à justifier la mise en place d'un plan d’accueil individualisé (PAI) | Article 9.2.a du RGPD : Consentement | Toute la durée de la l'inscription de l'enfant ou jusqu’au retrait du consentement |
Accidents sur le temps périscolaire |
|
| 28 ans à compter de la date de naissance de l’enfant |
Inscription à la restauration scolaire | Inscrire un enfant ou un adulte à la restauration scolaire | Mission d’intérêt public | Toute la durée de l’inscription de l’enfant ou de l’adulte |
Régime alimentaire | Permettre de choisir le type de menu (facultatif) | Mission d’intérêt public | Toute la durée de l’inscription de l’enfant |
Informations relatives aux personnes autorisées à venir chercher le mineur ou à prévenir en cas d'urgence | Recueillir les choix des parents concernant les personnes qui peuvent venir chercher les enfants aux activités ou à contacter en cas d’urgence | Mission d’intérêt public | Toute la durée de l’inscription de l’enfant |
Autorisations droit à l’image | Pour les finalités précisées dans les autorisations | Consentement ou contrat | Si consentement : jusqu’au retrait du consentement Si contrat : selon la durée précisée dans le formulaire d’autorisation |
Données CAF | Recueillir les données CAF afin de calculer le taux horaire | Mission d’intérêt public | Toute la durée de l’inscription de l’enfant |
Eléments de facturation | Données permettant la facturation liée aux services scolaires et périscolaires | Mission d’intérêt public | 10 ans |
*A l’issue des durées de conservation ci-dessus indiquées, les données personnelles seront le cas échéant archivées au sein d'une base d'archives intermédiaires, dans le respect de la réglementation applicable notamment en matière de sécurité des données à caractère personnel et de gestion des archives, au regard d'une ou plusieurs des finalités suivantes :
Probatoire, en cas de contentieux, les données pouvant être conservées tant que les délais d'exercice des voies de recours ordinaires et extraordinaires ne sont pas épuisés,
Probatoire, en cas de contrôle par des organismes habilités du respect, par le responsable de traitement, de ses obligations,
Réouverture et remise à jour du dossier d'un usager, sans qu'une telle conservation ne puisse excéder une durée de douze mois.
A l'expiration de ces périodes, les données sont supprimées de manière sécurisée ou archivées à titre définitif, dans des conditions définies en conformité avec les dispositions du code du patrimoine relatives aux obligations d’archivage des informations du secteur public (Les durées de conservation des données | CNIL).
1.4. Accédants et destinataires des données
Les données que vous nous communiquées ne sont mises à disposition qu’aux seuls services compétents pour traiter votre demande.
Dans certains cas le service informatique et le délégué à la protection des données peuvent aussi avoir accès à ces données pour réaliser des opérations d’administration ou de maintenance des systèmes, ou répondre à une demande spécifique.
Les autres destinataires sont Oceanet Technology (exclusivement pour l’hébergement des données).
De plus, les données ne font pas l’objet d’une communication à un tiers en dehors des cas prévus par la loi (Tiers autorisés | CNIL). En aucun cas la Collectivité ne transfert les données personnelles hors de l’Union européenne, elles sont conservées uniquement sur le territoire français et elles ne sont en aucun cas cédées ou vendues à des tiers.
1.5. Droits « Informatique et Libertés »
Conformément à la loi n° 78-17 « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée, vous bénéficiez à tout moment pour les données à caractère personnel vous concernant et dans les conditions prévues par la loi, de droits d’accès, de rectification, à l’effacement, d’opposition, à la limitation, à la portabilité ainsi que du droit à communiquer des instructions sur le sort des données personnelles en cas de décès.
Pour les traitements soumis au recueil du consentement, vous avez la possibilité de le retirer à tout moment.
Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL ainsi que du droit à communiquer des instructions sur le sort des données personnelles en cas de décès.
Vous pouvez exercer ces droits en vous adressant au Délégué à la Protection des Données (DPO) à l’adresse mail suivante : dpo@ville-nevers.fr ou par courrier postal : Délégué à la Protection des Données, Place de l’Hôtel de Ville, 58000 Nevers.
Nous vous répondrons, en principe, dans un délai de 1 mois à compter de la réception de la demande. Mais par exception, ce délai sera prolongé jusqu’à 3 mois en cas de demande complexe ou s’il existe un grand nombre de demande en cours. Nous vous informerons pendant le délai de 1 mois des raisons de l’éventuelle prolongation du délai.
Néanmoins, en cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur, nous pouvons lui demander de joindre tout autre document permettant de prouver son identité, comme par exemple, si cela est nécessaire, une photocopie d’une pièce d’identité.
La Ville de Nevers a la possibilité de s'opposer aux demandes manifestement abusives, notamment par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique.
Pour en savoir plus : Les droits pour maîtriser vos données personnelles ! | CNIL.
2. COOKIES
Lors de l’utilisation du Service des cookies essentiels sont déposés sur le terminal de l’Usager. Ces cookies sont nécessaires pour des raisons purement techniques pour une visite normale du Service. Vu la nécessité technique, seule une obligation d'information s'applique, et ces cookies sont placés dès que vous accédez au Service.
Ces traceurs ne nécessitent pas de consentement de l’Usager conformément à l’article 82 de la loi Informatique et Libertés (Cookies et traceurs : que dit la loi ? | CNIL). Des réglages du navigateur de l’Usager peuvent permettre de les bloquer, avec des effets potentiellement négatifs pour le fonctionnement du Service : Les conseils de la CNIL pour maîtriser votre navigateur | CNIL.
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